Praca biura rachunkowego rozkłada się nierówno: kilka dni w miesiącu i kilka tygodni w roku wypełnia większość obciążenia.
Szczyt miesięczny
Wypada tuż przed terminem deklaracji i wynika nie z rytmu biura, tylko z momentu, w którym klienci dostarczają dokumenty. To rozróżnienie ma znaczenie praktyczne. Skoro przyczyna leży po stronie klienta, usprawnienia wewnątrz biura tylko przesuwają problem. Skrócenie czasu księgowania nie pomoże, jeśli materiał do księgowania pojawia się dzień przed terminem.
Szczyt roczny
Rozliczenia roczne i sprawozdania nakładają się na zwykłą pracę miesięczną, więc obciążenie rośnie skokowo. Praca roczna ma przy tym inną naturę niż miesięczna: więcej w niej uzgodnień, kontaktu z klientem i przypadków wymagających oceny, a mniej rutynowego wprowadzania. Dlatego automatyzacja pomaga tu mniej niż w szczycie miesięcznym i planowanie obsady musi to uwzględniać.
Wyrównywanie obciążenia
Najskuteczniejsze narzędzie i najtrudniejsze do wdrożenia: zachęcenie klientów do wcześniejszego dostarczania dokumentów. Działają trzy rzeczy naraz — termin zapisany w umowie, przypomnienia wysyłane automatycznie z wyprzedzeniem i odzwierciedlenie terminowości w cenniku. Sama prośba zachowania nie zmienia. Warunkiem jest uporządkowany obieg dokumentów od klientów, bo bez rejestru wpływu nie wiadomo nawet, kto dostarcza późno.
Kolejność obsługi
Rozliczanie w kolejności wpływu dokumentów zamiast alfabetycznej albo przypadkowej. Wyrównuje pracę bez zmiany jakichkolwiek terminów i przy okazji nagradza klientów dostarczających wcześnie, co samo w sobie działa wychowawczo. Wymaga jednego: widoku zbiorczego pokazującego, kto już dostarczył komplet.
Obsada
Planowana pod szczyt, nie pod średnią. Zespół dobrany do miesiąca przeciętnego będzie w okresie rozliczeń pracował ponad siły, a to odbija się na jakości i na rotacji. Wsparcie sezonowe — osoba do prac prostych, do skanowania, do kontaktu z klientami — bywa tańsze niż stałe przeciążenie zespołu i łatwiejsze do zorganizowania, niż się wydaje, bo praca w szczycie jest w dużej części powtarzalna.
Automatyzacja tam, gdzie boli
Odczyt dokumentów i dopasowanie płatności zdejmują pracę dokładnie w momencie spiętrzenia, bo to wtedy dokumentów jest najwięcej. Dlatego odczyt faktur kosztowych i rozliczanie płatności dają w biurze efekt nieproporcjonalny do włożonego wysiłku. Wybierając, co automatyzować, warto patrzeć nie na to, co zajmuje najwięcej czasu w skali roku, tylko na to, co zajmuje czas w tygodniu przed terminem.
Czego to nie rozwiąże
Sezonowości nie da się usunąć, bo wynika z kalendarza obowiązków, a ten jest niezależny od biura. Da się ją tylko spłaszczyć. Jeśli klienci dostarczają dokumenty na czas, a szczyt i tak jest nie do udźwignięcia, problemem nie jest organizacja pracy, tylko liczba obsługiwanych firm w stosunku do zespołu. To decyzja biznesowa, nie techniczna.
