Przepisywanie faktur kosztowych jest najbardziej powtarzalną czynnością w biurze i pierwszą do zdjęcia z ludzi.
Co jest odczytywane
Z nagłówka dokumentu: numer, data wystawienia i sprzedaży, dane wystawcy i nabywcy, kwoty w rozbiciu na stawki, termin i sposób płatności, numer rachunku. Pozycje odczytuje się tam, gdzie potrzebny jest szczegół — przy dokumentach, które trzeba rozbić na rodzaje kosztu albo powiązać z magazynem. Przy pozostałych wystarczy nagłówek, a odczyt pozycji tylko wydłuża sprawdzanie.
Rozpoznanie kontrahenta
Po numerze identyfikacji podatkowej, nie po nazwie. Dopasowanie po nazwie zawodzi przy różnych zapisach formy prawnej, skrótach, literówkach i zmianach nazwy w trakcie roku. Numer jest jednoznaczny i pozwala od razu sprawdzić, czy kontrahent istnieje już w bazie klienta, czy trzeba go założyć. Kontrahent zakładany automatycznie powinien trafiać do osobnej kolejki do zatwierdzenia. Inaczej baza zapełnia się duplikatami tej samej firmy.
Kontrole rachunkowe zamiast zaufania do odczytu
Suma netto powiększona o podatek równa się brutto, suma pozycji zgadza się z podsumowaniem, stawki pochodzą z dopuszczalnego zbioru, data sprzedaży nie wypada po dacie wystawienia. Takie reguły wyłapują błędy odczytu, zanim dokument trafi dalej. Są tanie w utrzymaniu i działają niezależnie od tego, jakim narzędziem dokument został odczytany.
Dokumenty niepewne
Każdy odczyt powinien nieść informację, na ile jest pewny. Pola odczytane słabo oraz dokumenty, które nie przeszły kontroli rachunkowej, oznacza się i kieruje do sprawdzenia przez człowieka. Wartość podana jako pewna przy niepewnym odczycie jest groźniejsza niż brak odczytu — brak widać od razu, błąd trzeba dopiero znaleźć. Odczyt nie rozstrzyga też, jak dokument potraktować w rozliczeniu. To należy do księgowej i jest przedmiotem dekretacji i schematów księgowych.
Dokumenty przesyłane elektronicznie
Faktura, która przychodzi jako plik z danymi, a nie jako obraz, nie wymaga odczytu w ogóle. Dane po prostu się wczytuje. Ich udział rośnie i warto go wykorzystać. Zanim wdroży się rozpoznawanie obrazu, warto sprawdzić, którzy dostawcy klienta mogą przysyłać dokumenty w formie danych. To zwykle najtańsze usprawnienie w całym łańcuchu, bo nie wymaga żadnego rozpoznawania i nie generuje pozycji niepewnych.
Czego to wymaga i kiedy się nie opłaca
Potrzebny jest uporządkowany obieg dokumentów od klientów, dostęp do programu księgowego pozwalający wprowadzać dokumenty automatycznie oraz osoba, która przez pierwszy okres sprawdza wyniki i poprawia reguły. Miarą jest udział dokumentów przechodzących bez ręcznej poprawki. Ta jedna wielkość ocenia rozwiązanie lepiej niż deklaracje dostawcy narzędzia. Nie opłaca się tam, gdzie dokumentów jest mało, gdzie każdy ma inną budowę albo gdzie skany i tak przychodzą w jakości wymagającej ręcznego przepisania.
