Dopasowanie wpłat do faktur jest czynnością mechaniczną, którą w wielu biurach nadal wykonuje się ręcznie.
Import wyciągu
Wyciąg wczytuje się bezpośrednio z banku albo plikiem pobranym z bankowości elektronicznej. Przepisywanie operacji z wydruku jest najdroższym możliwym wariantem i przy okazji najbardziej podatnym na literówki w kwotach. Przy imporcie warto od razu ustalić, kto pobiera wyciągi, jak często i co się dzieje, gdy klient zmieni rachunek. To drobne ustalenia, których brak potrafi zatrzymać cały proces.
Klucze dopasowania
Numer dokumentu w tytule przelewu, kwota, kontrahent rozpoznany po rachunku nadawcy albo po numerze identyfikacji podatkowej. Pojedynczy klucz zawodzi: tytuły bywają puste albo opisowe, kwoty się powtarzają. Dopiero kombinacja kilku kluczy, stosowanych w ustalonej kolejności od najpewniejszego, daje wynik nadający się do zaksięgowania bez oglądania każdej pozycji z osobna.
Warto rozdzielić dwie sytuacje: dopasowanie pewne, które można zaksięgować od razu, i dopasowanie prawdopodobne, które trafia do zatwierdzenia. Reguła, która próbuje rozstrzygać wszystko, generuje ciche pomyłki. Reguła, która pyta o wszystko, nie oszczędza niczego. Granicę ustawia się w praktyce, po przejrzeniu pierwszych wyciągów.
Płatności zbiorcze i częściowe
Jedna wpłata na kilka faktur wymaga rozbicia i to najczęstszy przypadek wymagający decyzji. Automat może zaproponować podział, jeśli suma wybranych dokumentów zgadza się z kwotą przelewu, ale przy wielu możliwych kombinacjach rozstrzyga człowiek. Płatność częściowa musi zachować powiązanie z dokumentem i pozostałe saldo. Zaksięgowanie jej jako pełnej rozjeżdża rozrachunki, a rozbieżność wychodzi zwykle dopiero przy zamknięciu miesiąca.
Pozycje nierozpoznane
Trafiają do osobnej kolejki i nie są pomijane. Wpłata bez przypisania zniekształca saldo klienta, a im dłużej leży, tym trudniej ustalić, czego dotyczyła. Kolejkę warto przeglądać na bieżąco, a nie przed samym zamknięciem okresu. Typowe przyczyny to przelewy bez tytułu, zwroty, opłaty bankowe i wpłaty na poczet dokumentów, które jeszcze nie wpłynęły do biura.
Czego to wymaga po stronie biura
Dostępu do wyciągów w formie pliku lub przez łącze bankowe, zgody klienta na taki dostęp, aktualnych danych kontrahentów oraz kompletu dokumentów wprowadzonych przed rozliczaniem wpłat. Ten ostatni warunek bywa pomijany. Wpłata nie ma się do czego dopasować, jeśli faktura nie została jeszcze wprowadzona. Dlatego dopasowanie płatności ustawia się po odczycie faktur kosztowych, a nie przed nim.
Kiedy się nie opłaca
Przy kliencie z niewielką liczbą operacji na rachunku ręczne rozliczenie zajmuje mniej czasu niż utrzymanie reguł dopasowania. Podobnie tam, gdzie płatności rozliczane są w innym systemie i do księgowości trafiają już powiązane z dokumentami. Warto też pamiętać, że automat rozlicza to, co da się dopasować mechanicznie. Ocena rozrachunków spornych, kompensat i sposobu ich ujęcia pozostaje przy księgowej.
