W biurze rachunkowym efekty widać najszybciej przy dokumentach. To najbardziej powtarzalna praca w całej działalności.
1. Odczyt faktur kosztowych
Największy udział pracy ręcznej i najprostszy do zdjęcia, bo dokument ma stałą strukturę, a wynik da się sprawdzić rachunkowo. Uruchamia się to z kontrolami od pierwszego dnia: zgodność kwot, suma pozycji, rozpoznanie kontrahenta po numerze identyfikacji podatkowej. Szczegóły opisuje tekst o odczycie faktur kosztowych.
2. Dopasowanie płatności
Import wyciągów i automatyczne rozliczanie rozrachunków. Drugi co do wielkości zysk czasowy, a technicznie prostszy od odczytu, bo dane przychodzą już w formie uporządkowanej. Warunkiem jest, żeby dokumenty były wcześniej wprowadzone, więc kolejność nie jest przypadkowa — opisuje ją tekst o rozliczaniu płatności.
3. Kontrole kompletności
Luki w numeracji, brakujące dokumenty cykliczne, płatności bez dokumentu. Uruchamiane przed zamknięciem okresu, z zapasem pozwalającym poprosić klienta o uzupełnienie. Ten etap nie oszczędza czasu wprost, tylko usuwa korekty, czyli pracę najdroższą i najbardziej nerwową. Sposób jego ustawienia opisuje kontrola kompletności dokumentów.
4. Obsługa zapytań
Kwoty do zapłaty, status dokumentów, kopie deklaracji. Samoobsługa zamiast telefonów. Etap tani we wdrożeniu i wyraźnie odczuwalny przez zespół, bo zdejmuje przerwania, a nie tylko pracę. Przerwanie kosztuje więcej niż samo udzielenie odpowiedzi.
5. Wyszukiwanie w archiwum
Odnajdywanie dokumentów i wcześniejszych ustaleń po treści, a nie po nazwie pliku i dacie. Zamienia odpowiedź na pytanie klienta z zadania wymagającego przeszukania archiwum w pojedynczą czynność. Działa codziennie i najbardziej pomaga osobom, które niedawno przejęły klienta. Warunkiem jest, żeby archiwum w ogóle istniało jako jedno miejsce, a nie jako zbiór katalogów na kilku dyskach i skrzynek pocztowych poszczególnych księgowych.
6. Dekretacja wspomagana
Propozycje księgowania budowane na historii kontrahenta i treści dokumentu. Dopiero po uporządkowaniu wcześniejszych etapów, bo propozycja oparta na niepewnych danych wymaga dokładniejszego sprawdzenia, niż zajęłoby ręczne wprowadzenie. Rozstrzygnięcie i tak zostaje przy księgowej — automat przygotowuje, człowiek zatwierdza i odpowiada.
Najczęstszy błąd
Wdrażanie odczytu dokumentów bez uporządkowania kanału ich dostarczania. Narzędzie dostaje wtedy materiał, z którym nic sensownego nie zrobi, a ocena wdrożenia opiera się na wyniku przesądzonym z góry. Kolejność jest odwrotna: najpierw jeden kanał i ustalona forma, potem narzędzie. Ta sama zasada dotyczy każdego kolejnego etapu z tej listy.
Jak to zacząć w praktyce
Od audytu procesu, czyli od przejścia przez obieg dokumentów u kilku klientów i sprawdzenia, gdzie realnie schodzi czas. Audyt jest usługą płatną, bo to praca analityczna, a nie rozmowa handlowa. Rozliczenie prac bywa stawką godzinową albo wyceną za projekt, zależnie od zakresu. Wiele elementów jest gotowych, więc proste wdrożenia zamykają się w kilka dni. Rozbudowane integracje z systemami klientów trwają dłużej i lepiej wiedzieć to przed startem niż w trakcie.
