Brakujący dokument wychodzi zwykle po zamknięciu okresu, gdy poprawka wymaga korekty deklaracji.
Luki w numeracji
Dotyczy dokumentów sprzedaży wystawianych przez klienta. Numeracja jest ciągła, więc przerwa oznacza dokument, który nie dotarł do biura, albo taki, który został wystawiony i anulowany. Jedno i drugie warto wyjaśnić przed zamknięciem. Kontrola jest tania: wystarczy uporządkować numery i poszukać przerw. Trzeba tylko uwzględnić, że klient może prowadzić kilka serii numeracji równolegle.
Dokumenty cykliczne
Czynsz, abonamenty, media, usługi stałe. Pojawiają się regularnie, więc brak takiego dokumentu w danym okresie jest wyraźnym sygnałem. Listę cykli buduje się z historii klienta: co przychodziło w kolejnych okresach i od kogo. Automat porównuje okres bieżący z tą listą i pokazuje pozycje, których nie ma. Sygnał nie znaczy jeszcze błędu — dostawca mógł wystawić dokument później albo umowa mogła się skończyć.
Zgodność z wyciągiem
Płatność wychodząca bez odpowiadającego jej dokumentu kosztowego to jedna z najskuteczniejszych kontroli, bo opiera się na danych, których klient nie mógł pominąć: przelew się odbył. Wymaga wcześniejszego wczytania wyciągów, czyli tego samego materiału, który służy do rozliczania płatności. Wynik czyta się ostrożnie. Nie każda płatność ma dokument kosztowy, a ocena, które pozycje wymagają wyjaśnienia, należy do księgowej.
Porównanie z poprzednim okresem
Liczba dokumentów i suma kosztów odbiegająca od typowej dla tego klienta. Wskazuje brak albo nadmiar, ale nie mówi, gdzie dokładnie. To kontrola zgrubna, przydatna jako sygnał do przejrzenia, nie jako lista zadań. Sprawdza się u klientów o stabilnym profilu. Przy działalności sezonowej daje dużo fałszywych alarmów i trzeba ją zestawiać z tym samym okresem roku wcześniej.
Kiedy uruchamiać kontrole
Zanim okres zostanie zamknięty, z zapasem pozwalającym poprosić klienta o uzupełnienie i doczekać się odpowiedzi. Kontrola uruchomiona w dniu zamknięcia pokazuje problem, ale nie zostawia czasu na jego usunięcie. Najlepiej wpiąć ją jako stały punkt w przebiegu zamknięcia miesiąca, zamiast uruchamiać wtedy, gdy ktoś sobie o niej przypomni.
Zestawienie dla klienta
Konkretna lista brakujących dokumentów zamiast ogólnej prośby o uzupełnienie. Różnica jest praktyczna. Przy liście klient wie, czego szukać, i może odhaczać pozycje. Przy ogólnej prośbie musi sam odtworzyć, co wysłał. Lista powinna nazywać dokument tak, jak klient go rozpoznaje: dostawca, okres, kwota z wyciągu, jeśli jest znana.
Ograniczenia
Żadna z tych kontroli nie wykryje dokumentu, po którym nie ma śladu ani w numeracji, ani na wyciągu, ani w historii. Kontrola kompletności jest więc uzupełnieniem uporządkowanego obiegu, a nie jego zamiennikiem. Nie rozstrzyga też, czy dany dokument w ogóle powinien trafić do rozliczenia tego okresu. To pytanie należy do księgowej, a automat tylko układa materiał do decyzji.
