Wdrożenie zaczynane od włączenia wszystkich kanałów i wszystkich akcji kończy się tygodniem porządkowania zamówień.
Zanim ruszy projekt
Trzeba wiedzieć, gdzie powstaje dokument sprzedaży, kto prowadzi stan i kto po stronie firmy odpowiada za całość. Te trzy rozstrzygnięcia decydują o kształcie wdrożenia i zmienia się je później z trudem. Warto też ustalić spokojny termin — okres bez kampanii i bez inwentaryzacji.
1. Uporządkowanie kartotek
Jednoznaczne symbole, uzupełnione wagi i gabaryty, usunięte duplikaty. Bez tego reszta nie zadziała. To najdłuższy etap i najczęściej niedoszacowany, bo wygląda na pracę techniczną, a wymaga decyzji: który z dwóch podobnych zapisów zostaje i co się dzieje z historią drugiego. Zasady prowadzenia danych produktowych opisuje katalog produktów.
2. Integracja z systemem firmowym
Najpierw jednokierunkowo: kartoteki i stany. Zamówienia dopiero po potwierdzeniu poprawności. Sprawdzenie polega na porównaniu liczby pozycji i stanów po obu stronach, a nie na obejrzeniu kilku towarów. Różnica na tym etapie jest tania, później rozchodzi się po zamówieniach.
3. Pierwszy kanał
Ten o największej liczbie zamówień. Obserwowany ręcznie przez kilka dni. Kolejność i różnice między źródłami opisuje tekst o podłączeniu kanałów sprzedaży. W tym czasie nie włącza się jeszcze niczego, co działa samo.
4. Wystawianie dokumentów
Po ustaleniu, gdzie powstają i jak są numerowane. Sprawdzone na kilku zamówieniach przed uruchomieniem automatu. Warto przejść przez pełny przypadek: zamówienie, dokument, wysyłka, zwrot i korekta. Dopiero taka pętla pokazuje, czy układ się domyka.
5. Wysyłki i etykiety
Reguły doboru przewoźnika, sprawdzone także na przypadkach nietypowych. Przesyłka ponadgabarytowa, zagraniczna, do punktu odbioru. Każdy z tych przypadków musi mieć rozstrzygnięcie, choćby polegające na przekazaniu do ręcznej obsługi.
6. Akcje automatyczne
Włączane pojedynczo, z obserwacją. Nie wszystkie naraz. Kolejność zaczyna się od reguł, które niczego nie wysyłają na zewnątrz — zasady ich budowy opisują automatyczne akcje.
7. Kolejne kanały
Po ustabilizowaniu pierwszego. Każdy z osobnym okresem obserwacji. Nowy kanał zwykle wnosi własne różnice w danych i statusach, więc reguły trzeba przy nim przejrzeć na nowo, a nie zakładać, że zadziałają tak samo.
8. Kontrole i uzgadnianie
Codzienne porównanie zamówień, dokumentów i stanów. Wpisane w rytm pracy, nie doraźne. Kontrola musi mieć właściciela i porę, inaczej zniknie po kilku tygodniach.
Czego się spodziewać
Proste wdrożenia zamykają się w kilka dni, bo wiele elementów jest gotowych. Czas rośnie wraz z liczbą kanałów i stanem kartoteki, a nie z wielkością firmy. Rozliczenie odbywa się stawką godzinową albo wyceną za projekt, zależnie od zakresu ustalonego po rozpoznaniu.
Najczęstszy błąd
Uruchomienie wszystkiego przed sezonem. Wdrożenie wymaga spokojnego okresu na obserwację. Drugi w kolejności to brak osoby odpowiedzialnej po stronie firmy — projekt prowadzony wyłącznie przez dostawcę kończy się układem, którego nikt wewnątrz nie rozumie.
