Katalog w platformie kusi wygodą i łatwo zamienia się w drugą kartotekę, która rozjeżdża się z systemem firmowym.
Jedno źródło
Dane podstawowe — symbol, nazwa, cena, stan — pochodzą z systemu firmowego. Platforma je odwzorowuje, nie tworzy. Zasada jest prosta w słowach i trudna w utrzymaniu, bo poprawienie literówki w katalogu zajmuje chwilę, a w programie firmowym wymaga przejścia przez kartotekę. Po kilku takich poprawkach obie strony różnią się już w wielu miejscach.
Co warto trzymać w platformie
Opisy dostosowane do poszczególnych kanałów, dodatkowe zdjęcia, parametry wymagane przez konkretną platformę sprzedażową. Tego system firmowy zwykle nie obsługuje. Podział jest czytelny: dane, które muszą się zgadzać z ewidencją, prowadzi program firmowy; dane, które służą wyłącznie prezentacji oferty, mogą zostać w warstwie pośredniej.
Warianty
Odwzorowanie wariantów różni się między kanałami. Uzgodnienie sposobu ich zapisu jest jedną z trudniejszych części wdrożenia. W programie firmowym rozmiar i kolor bywają osobnymi kartotekami, w kanale sprzedaży jedną ofertą z wyborem. Przekład między tymi układami trzeba ustalić raz i konsekwentnie stosować, bo zmiana zasady po miesiącu oznacza przebudowę wszystkich ofert.
Zdjęcia
Wymagania rozmiarowe i ilościowe różnią się między platformami. Warto trzymać wersję źródłową i generować pochodne. Zdjęcie przycięte pod wymagania jednego kanału rzadko pasuje do drugiego, a odtworzenie oryginału z pomniejszonej kopii jest niemożliwe. Wymagania konkretnych serwisów opisuje sprzedaż na platformach zewnętrznych.
Aktualizacja
Zmiana w systemie musi trafić do katalogu bez ręcznej pracy. Ręczne odświeżanie przestaje być wykonywane po miesiącu. Dotyczy to szczególnie cen i danych, które zmieniają się często — sposób ich przeliczania między kanałami opisują ceny w wielu kanałach. Warto też ustalić, co się dzieje z towarem wycofanym: czy oferta znika, czy zostaje z zerowym stanem.
Nowy towar
Pozycja dodana w programie firmowym nie powinna trafiać do sprzedaży automatycznie. Zwykle brakuje jej opisu, zdjęć i parametrów wymaganych przez kanał. Sensowniejszy układ to poczekalnia: towar pojawia się w katalogu, ale bez publikacji, dopóki ktoś go nie uzupełni.
Ryzyko
Katalog prowadzony niezależnie od systemu daje z czasem dwie różne prawdy o tym samym towarze. To najczęstszy błąd we wdrożeniach. Ujawnia się przy reklamacji albo przy inwentaryzacji, gdy okazuje się, że sprzedawano coś pod nazwą, której w ewidencji nie ma. Zabezpieczeniem jest jednoznaczne powiązanie kartotek, opisane w integracji z systemem magazynowym, oraz okresowe porównanie liczby pozycji po obu stronach.
Ile pracy to wymaga
Uporządkowanie katalogu jest zwykle najdłuższym etapem wdrożenia i najtrudniejszym do oszacowania z góry. Zależy od tego, ile pozycji ma kartoteka, jak wiele z nich ma duplikaty i czy opisy w ogóle istnieją. Sama konfiguracja wymiany danych zajmuje mniej czasu niż doprowadzenie danych do stanu, w którym da się je wysłać. Przy kartotece prowadzonej niedbale przez lata warto rozważyć porządkowanie etapami: najpierw pozycje, które faktycznie się sprzedają, reszta później albo wcale.
