Przygotowanie komputera dla nowej osoby to kilka godzin klikania, powtarzanych przy każdym stanowisku. Efekt zależy od tego, kto akurat to robił.
Co da się zautomatyzować
- instalację systemu z gotowego obrazu,
- zestaw oprogramowania zależny od stanowiska,
- podłączenie do domeny i zasad bezpieczeństwa,
- mapowanie dysków i drukarek,
- konfigurację poczty i narzędzi pracy grupowej,
- szyfrowanie dysku i zapisanie klucza odzyskiwania.
Praktycznie cały ten zestaw wykonuje się bez udziału człowieka. Zostaje fizyczne rozpakowanie sprzętu, podpięcie go do sieci i odbiór przez użytkownika. Reszta dzieje się w tle, także wtedy, gdy administrator zajmuje się czym innym.
Zestawy według roli
Handlowiec, magazynier i księgowa potrzebują innych narzędzi. Zdefiniowanie zestawów raz sprawia, że przygotowanie stanowiska sprowadza się do wyboru roli.
Role najlepiej opisać tymi samymi nazwami, których używa się przy zakładaniu kont dla nowej osoby. Wtedy jeden wpis w formularzu przyjęcia wyznacza jednocześnie dostępy i zawartość komputera, a nie trzeba tego uzgadniać dwa razy.
Co jest potrzebne, żeby to uruchomić
Serwer albo usługa, z której komputer pobiera obraz i pakiety. Licencje na system w formie pozwalającej na instalację masową. Konto techniczne z prawem podłączania maszyn do domeny. Do tego lista oprogramowania w wersjach do cichej instalacji — część programów branżowych nie ma takiego trybu i zostaje przy ręcznym kroku. Warto to sprawdzić przed rozpoczęciem prac, bo jeden taki program potrafi zniweczyć sens całej automatyzacji.
Powtarzalność jako wartość
Identyczna konfiguracja oznacza, że problem rozwiązany na jednym komputerze rozwiązuje się tak samo na wszystkich. Stanowiska konfigurowane ręcznie różnią się drobiazgami, które przy diagnozie kosztują najwięcej czasu.
Powtarzalność ma też skutek uboczny, o którym rzadko się mówi: pozwala odtworzyć stanowisko zamiast je naprawiać. Przy poważniejszej awarii systemu szybciej jest wgrać obraz na nowo, niż szukać przyczyny — pod warunkiem, że dane użytkownika nie leżą na dysku lokalnym.
Klucz odzyskiwania
Szyfrowanie dysku bez zapisanego klucza w bezpiecznym miejscu zamienia awarię w utratę danych. To krok, który musi być częścią automatu, nie osobną czynnością do zapamiętania.
Klucz powinien trafiać do usługi katalogowej albo do miejsca, gdzie firma trzyma dane dostępowe — nigdy do arkusza na dysku współdzielonym. Warto też okresowo sprawdzić, czy klucze faktycznie się zapisały dla wszystkich maszyn. Brakujący klucz ujawnia się dopiero przy próbie odzyskania danych.
Aktualizacja obrazu
Obraz systemu starzeje się i po roku instalacja oznacza kilkaset aktualizacji do pobrania. Odświeżanie go okresowo skraca przygotowanie stanowiska bardziej niż jakakolwiek inna zmiana.
Odświeżenie obrazu to zresztą naturalny punkt styku z procesem wdrażania poprawek. Obraz powinien zawierać stan, który już przeszedł testy na grupie pilotażowej, a nie najnowszy dostępny pakiet.
Ewidencja od pierwszego dnia
Automat, który przygotowuje komputer, zna jego model, numer seryjny i podzespoły. To jest właściwy moment, żeby te dane trafiły do ewidencji sprzętu razem z informacją, komu maszyna została przypisana. Wpisywane później, nie trafiają tam nigdy.
Kiedy to nie ma sensu
Przy kilku komputerach wymienianych raz na kilka lat zbudowanie i utrzymanie obrazu kosztuje więcej niż ręczna konfiguracja. Wystarczy wtedy spisana lista kroków. Automatyzacja zaczyna się bronić przy kilkunastu stanowiskach albo tam, gdzie sprzęt wymienia się partiami.
