Przyjęcie nowej osoby oznacza kilkanaście czynności w kilku systemach. Wykonywane ręcznie, zajmują pół dnia i zawsze o którejś ktoś zapomni.
Co składa się na przygotowanie
- konto w usłudze katalogowej i skrzynka pocztowa,
- przydzielenie licencji,
- członkostwo w grupach i listach wysyłkowych,
- dostęp do dysków współdzielonych i systemów firmowych,
- konto w systemie sprzedażowym lub magazynowym,
- przygotowanie i przypisanie sprzętu,
- wpis do ewidencji.
Każdy z tych kroków obsługuje inny panel, a część wymaga uprawnień, których nie ma jedna osoba. Stąd bierze się rozciągnięcie w czasie: nie z trudności zadania, tylko z przekazywania sprawy dalej i czekania na odpowiedź.
Jeden formularz jako źródło
Dane wprowadzone raz — imię, nazwisko, stanowisko, dział, przełożony, data rozpoczęcia — powinny zasilić wszystkie kroki. Przepisywanie ich osobno do każdego systemu jest źródłem literówek w adresach, które potem trudno poprawić.
Formularz wypełniają kadry albo przełożony, nie dział IT. IT nie zna szczegółów zatrudnienia, a kadry i tak muszą je wprowadzić u siebie. Automat czyta jeden komplet danych i rozsyła go dalej.
Co trzeba przygotować po swojej stronie
Ustalony sposób budowania nazwy konta i adresu poczty, razem z regułą na wypadek dwóch osób o tym samym nazwisku. Listę działów i stanowisk zgodną z tą, którą posługują się kadry. Konto techniczne z uprawnieniami do zakładania kont i przypisywania licencji. Bez tych trzech rzeczy automat obsłuży wyłącznie przypadki typowe, a każdy wyjątek i tak wróci do człowieka.
Uprawnienia według roli
Zdefiniowanie zestawów dostępów dla typowych stanowisk zamienia kilkanaście decyzji w jedną. Kopiowanie uprawnień od „kogoś podobnego” jest najczęstszą drogą do nadmiarowych dostępów rozlewających się po organizacji.
Zestawy trzeba spisać raz, razem z kierownikami działów, i potem utrzymywać. Sam opis ról ma wartość niezależną od automatyzacji: staje się punktem odniesienia przy cyklicznym przeglądzie dostępów, bo pokazuje, jak powinien wyglądać stan wzorcowy dla danego stanowiska.
Data rozpoczęcia i kolejność kroków
Konto powinno być gotowe dzień wcześniej, ale aktywne dopiero od pierwszego dnia pracy. Zakładanie w dniu przyjścia oznacza, że nowa osoba pierwszy dzień czeka.
Kolejność ma znaczenie także technicznie. Licencję da się przypisać dopiero po założeniu konta, skrzynka pocztowa powstaje z opóźnieniem, a dostęp do części usług pojawia się po synchronizacji katalogu. Automat musi czekać na potwierdzenie poprzedniego kroku, zamiast uruchamiać wszystko naraz i kończyć serią błędów. Osobnym torem idzie przygotowanie samego komputera, które warto zacząć wcześniej, bo trwa najdłużej.
Kiedy to się nie opłaca
Przy jednym czy dwóch przyjęciach w roku koszt zbudowania i utrzymania automatu przewyższy oszczędzony czas. Sensowniejsza jest wtedy lista kontrolna i spisana procedura. Automatyzacja zaczyna się zwracać tam, gdzie rotacja jest regularna albo gdzie zatrudnia się sezonowo po kilka osób naraz.
Czego nie automatyzować
Dostępów do danych szczególnie wrażliwych i uprawnień administracyjnych. Powinny wymagać osobnej, świadomej zgody, nawet jeśli wynikają ze stanowiska.
Onboarding ma też swoje lustrzane odbicie. Ten sam formularz i te same zestawy ról są podstawą odbierania dostępów przy odejściu — i to tam brak uporządkowania kosztuje najwięcej.
