Ewidencja sprzętu prowadzona w arkuszu jest aktualna w dniu utworzenia. Po pół roku nie odpowiada rzeczywistości, a przy próbie sprawdzenia okazuje się, że nikt nie wie, gdzie jest część urządzeń.
Zbieranie danych bez obchodu
Komputery mogą same zgłaszać swoją konfigurację: model, numer seryjny, podzespoły, zainstalowane oprogramowanie, wersję systemu. Dane zbierane automatycznie są aktualne z dnia na dzień.
Zgłaszanie odbywa się przez niewielkiego agenta albo przez mechanizm wbudowany w usługę katalogową. Wymaga to jednego warunku po stronie firmy: żeby każdy komputer był objęty centralnym zarządzaniem. Maszyny stojące poza nim — kupione doraźnie, przyniesione przez pracownika, pozostawione po poprzednim wdrożeniu — pozostaną niewidoczne i trzeba je dopisać ręcznie.
Co daje ewidencja
- planowanie wymiany sprzętu na podstawie wieku, nie odczuć,
- zgodność liczby licencji z instalacjami,
- wykrycie oprogramowania zainstalowanego samodzielnie,
- szybka odpowiedź, które maszyny wymagają poprawki,
- przypisanie sprzętu do osób.
Zestawienie instalacji jest przy okazji punktem wyjścia do porządków w licencjach. Panel dostawcy pokazuje, za ile stanowisk firma płaci; ewidencja pokazuje, na ilu maszynach program faktycznie stoi. Rozbieżność w którąkolwiek stronę jest informacją: albo o przepłacaniu, albo o instalacjach bez pokrycia.
Wykrywanie zmian
Zniknięcie urządzenia z ewidencji, pojawienie się nieznanego sprzętu w sieci albo instalacja narzędzia zdalnego dostępu to zdarzenia warte powiadomienia.
Do tej listy warto dopisać zmianę podzespołów w komputerze, pojawienie się nowego konta lokalnego z uprawnieniami administratora i nagłą zmianę wersji systemu w dół. Każda z tych rzeczy ma zwykle zwyczajne wyjaśnienie, ale wszystkie zasługują na krótkie sprawdzenie.
Sprzęt poza siecią firmową
Komputery pracujące zdalnie bywają niewidoczne dla mechanizmów opartych na sieci lokalnej. Rozwiązanie musi to obsłużyć, inaczej ewidencja obejmuje tylko część floty.
Osobna kwestia to telefony i tablety, które w wielu firmach w ogóle nie trafiają do spisu, choć mają dostęp do poczty i dokumentów. Obejmuje je zarządzanie urządzeniami mobilnymi, ale jedno i drugie powinno składać się na wspólny obraz tego, co ma dostęp do danych firmy.
Powiązanie z księgowością
Ewidencja techniczna i ewidencja środków trwałych opisują ten sam sprzęt. Prowadzone niezależnie, rozjeżdżają się — a uzgodnienie po latach jest pracochłonne.
Wspólnym punktem jest numer seryjny, nie nazwa modelu. Uzgodnienie raz w roku, przy inwentaryzacji księgowej, wystarczy — o ile obie strony wiedzą, że mają to robić. Najprościej dopisać ten krok do procedury przyjęcia i likwidacji sprzętu.
Moment wpisu
Urządzenie trafia do ewidencji przy przygotowaniu stanowiska, a nie po fakcie. Wtedy automat ma komplet danych i przypisuje je od razu do osoby. Wpisy uzupełniane później po prostu nie powstają.
Kiedy wystarczy prostsze rozwiązanie
Przy kilku komputerach osobne narzędzie do inwentaryzacji jest nadmiarem — sam wymaga instalacji, utrzymania i aktualizacji. Arkusz odświeżany przy każdym zakupie i likwidacji zrobi tu tę samą robotę. Automatyzacja zaczyna być potrzebna tam, gdzie sprzętu jest tyle, że nikt nie ogarnia go z pamięci.
