Zakładanie kont robi się skrupulatnie, bo ktoś czeka. Odbieranie dostępów nie ma takiego mechanizmu — i dlatego w większości firm istnieją aktywne konta osób, które odeszły dawno temu.
Co musi się wydarzyć
- zablokowanie konta i unieważnienie sesji,
- zmiana haseł do kont współdzielonych, do których osoba miała dostęp,
- przekierowanie lub archiwizacja poczty,
- przeniesienie własności plików i dokumentów,
- zwolnienie licencji,
- odebranie dostępu do systemów zewnętrznych,
- odbiór sprzętu i wpis do ewidencji.
Kolejność nie jest przypadkowa. Blokada konta idzie pierwsza, bo działa natychmiast. Przeniesienie plików musi nastąpić przed usunięciem konta, inaczej część dokumentów zniknie razem z nim. Zwolnienie licencji jest ostatnie, bo wcześniej bywa potrzebne do wejścia w skrzynkę.
Unieważnienie sesji
Samo wyłączenie konta nie zawsze rozłącza aplikacje, które są już zalogowane. Telefon z pocztą albo otwarta sesja w przeglądarce potrafią działać jeszcze przez pewien czas na starym tokenie. Dlatego blokadzie powinno towarzyszyć wymuszone unieważnienie sesji we wszystkich usługach, a nie tylko zmiana hasła.
Konta współdzielone
Najczęściej pomijany punkt. Zablokowanie konta osobistego nie odbiera dostępu do skrzynki ogólnej czy konta w portalu, których hasło osoba zna. Bez zmiany tych haseł offboarding jest pozorny.
Żeby dało się to zrobić szybko, trzeba wiedzieć, kto do czego miał dostęp. Ewidencja prowadzona w menedżerze haseł daje odpowiedź w kilka minut. Bez niej zostaje odtwarzanie z pamięci, a to zawsze kończy się pominięciem czegoś.
Poczta
Korespondencja służbowa należy do firmy, ale skrzynka zawiera też dane osobowe. Rozsądne rozwiązanie: przekierowanie na przełożonego przez ustalony czas, potem archiwizacja z ograniczonym dostępem.
Warto ustalić z góry, co dzieje się z adresem. Zostawiony jako alias przyjmuje korespondencję od klientów, którzy nie wiedzą o zmianie. Skasowany od razu powoduje odbicia wiadomości i wrażenie, że firma przestała odpowiadać. Decyzja należy do przełożonego, nie do działu IT.
Systemy zewnętrzne
Konta w usługach spoza organizacji rzadko są objęte centralnym zarządzaniem. Ewidencja tego, kto ma do czego dostęp, jest tu jedynym zabezpieczeniem.
Chodzi o panele dostawców, bramki płatności, sklep, konta w serwisach kurierskich, dostęp do systemu księgowego biura rachunkowego. Część z nich zakładali sami pracownicy na swoje adresy — i to one najczęściej zostają aktywne.
Wyzwalacz
Offboarding powinien uruchamiać dział kadr w momencie zakończenia współpracy, a nie informacja przekazana przypadkiem. To najczęstsza przyczyna kont, które zostają aktywne miesiącami.
Dobrze działa ten sam formularz, który obsługuje zakładanie kont przy przyjęciu, tylko w drugą stronę. Ma dodatkową zaletę: jeśli wiadomo, co system nadał, wiadomo też, co ma odebrać.
Przypadki nietypowe
Odejście w konflikcie wymaga odwrócenia kolejności — blokada natychmiast, formalności potem. Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy oznacza odcięcie dostępów przy zachowaniu zatrudnienia, więc automat oparty wyłącznie na dacie końca umowy zadziała za późno. Współpraca kończąca się i wznawiana sezonowo to z kolei powód, by konto zawieszać, a nie kasować, i zwalniać jedynie przypisane licencje.
