Hasła w arkuszu, w notatniku i w pamięci kilku osób to stan wyjściowy w wielu firmach. Problem ujawnia się dopiero przy odejściu pracownika albo przy incydencie.
Menedżer haseł jako podstawa
Wspólne, kontrolowane miejsce z podziałem na zespoły i uprawnienia. Rozwiązuje jednocześnie kilka problemów: dostęp przy nieobecności, wymianę haseł przy odejściu i możliwość stosowania haseł, których nikt nie musi pamiętać.
Wdrożenie zaczyna się od zebrania tego, co już krąży po firmie. Zwykle jest tego więcej, niż ktokolwiek zakładał: panele dostawców, konta kurierskie, dostęp do sklepu, bramka płatności, konto w systemie księgowym, hasła do routera i kamer. Dopiero po spisaniu widać skalę i to, ile z tych haseł jest wspólnych albo identycznych.
Struktura ważniejsza od narzędzia
Podział na sejfy według działu i procesu, nie według osoby. Sejf przypisany do osoby znika razem z nią. Sejf przypisany do zespołu handlowego zostaje i przechodzi na następcę. Ta jedna decyzja przy zakładaniu decyduje o tym, czy narzędzie przetrwa pierwszą zmianę kadrową.
Konta współdzielone
Tam, gdzie się ich nie da uniknąć, muszą mieć ewidencję: kto ma dostęp i kiedy ostatnio zmieniano hasło. To one są najsłabszym punktem przy odbieraniu dostępów po odejściu.
Konto współdzielone ma jeszcze jedną wadę: nie da się ustalić, kto wykonał daną operację. Wszędzie, gdzie usługa pozwala założyć konta imienne, warto to zrobić, nawet kosztem dodatkowej licencji. Konto wspólne zostawia się tam, gdzie dostawca nie daje wyboru.
Uwierzytelnianie dwuskładnikowe
Najskuteczniejsze pojedyncze zabezpieczenie, jakie można wdrożyć. Priorytet: poczta, bankowość, panele administracyjne i dostęp zdalny — w tej kolejności.
Warto od razu ustalić, co się dzieje przy zgubieniu telefonu. Kody zapasowe wydrukowane i schowane, drugi czynnik na osobnym urządzeniu dla kont krytycznych, wskazana osoba, która może zresetować metodę. Bez tego pierwsza zgubiona komórka zablokuje dostęp do skrzynki firmowej na kilka dni.
Wymuszanie zmian co miesiąc
Praktyka, z której się wycofano. Prowadzi do haseł różniących się cyfrą na końcu, czyli słabszych. Lepsze są hasła długie, unikalne i zmieniane wtedy, gdy jest powód.
Powodem jest odejście osoby, która hasło znała, podejrzenie wycieku albo pojawienie się adresu firmowego w publicznym zestawieniu wykradzionych danych. Wymuszanie zmian w oderwaniu od takich zdarzeń daje pozór kontroli.
Co zrobić przy podejrzeniu wycieku
Procedura przygotowana wcześniej: które konta zmieniamy w pierwszej kolejności, kto to robi i jak potwierdzamy zakończenie. Improwizacja w takiej chwili zawsze kosztuje więcej.
Do procedury należy też sprawdzenie, czy ktoś już z tego dostępu skorzystał. Odpowiedź daje przegląd dzienników zdarzeń: logowania z nietypowych miejsc, reguły przekierowania poczty założone bez wiedzy właściciela, nowe konta z wysokimi uprawnieniami. Sama zmiana hasła nie usuwa dostępu, który napastnik zdążył sobie zapewnić inną drogą.
