Licencje kupuje się przy zatrudnieniu, a rzadko odbiera przy odejściu. Po kilku latach firma płaci za konta, z których nikt nie korzysta.
Co warto sprawdzać
- licencje przypisane do kont zablokowanych,
- konta bez logowania od dłuższego czasu,
- plany wyższe niż wynika z rzeczywistego użycia,
- licencje kupione, a nieprzypisane nikomu,
- duplikaty funkcji w kilku usługach naraz.
Wszystkie te dane są dostępne w panelu administracyjnym usługi. Problem nie polega na ich braku, tylko na tym, że nikt do nich nie zagląda, dopóki nie przyjdzie faktura wyraźnie wyższa niż poprzednia.
Nieużywane funkcje
Plan zawierający narzędzia, których nikt nie uruchamia, to zwykle najprostsza oszczędność. Dane o rzeczywistym użyciu są dostępne w panelach administracyjnych — wystarczy je regularnie przeglądać.
Ostrożnie jednak z samym raportem aktywności. Brak logowań do konkretnego narzędzia nie zawsze oznacza, że jest zbędne: bywa, że działa w tle albo korzysta z niego jedna osoba raz na kwartał, za to w kluczowym momencie. Przed obniżeniem planu warto zapytać dział, którego to dotyczy.
Duplikaty funkcji
Firma potrafi płacić równolegle za trzy narzędzia do tego samego: komunikator w pakiecie biurowym, osobny komunikator zespołowy i moduł czatu w systemie sprzedażowym. Podobnie z magazynem plików, wideokonferencjami i podpisem elektronicznym. Spis narzędzi z przypisaniem do funkcji, jaką pełnią, pokazuje takie nakładki od razu i jest zwykle skuteczniejszy niż analiza pojedynczych faktur.
Konta wspólne i skrzynki funkcyjne
Część z nich nie wymaga pełnej licencji. Rozróżnienie skrzynki osobowej od funkcyjnej bywa źródłem oszczędności większych niż niejedna negocjacja cenowa.
Skrzynka typu biuro, zamowienia czy serwis obsługiwana przez kilka osób może w wielu usługach działać jako skrzynka współdzielona, bez osobnej licencji. Warunkiem jest to, żeby nikt się do niej nie logował bezpośrednio, tylko podpinał ją do własnego konta.
Cykliczny przegląd
Raz na kwartał, z zestawieniem przygotowanym automatycznie. Bez tego liczba licencji rośnie zawsze w jedną stronę.
Zestawienie najlepiej ustawić jako zadanie cykliczne, które samo pobiera stan z panelu i wysyła go osobie decyzyjnej. Przegląd oparty na przypomnieniu w kalendarzu wypada z rytmu po pierwszym pracowitym kwartale.
Powiązanie z ewidencją
Licencje mają sens tylko razem z informacją, kto faktycznie pracuje i na czym. Dlatego przegląd licencji warto prowadzić obok ewidencji sprzętu i oprogramowania — ta druga pokazuje instalacje, panel pokazuje przypisania, a rozbieżność między nimi jest zwykle najciekawszym miejscem do sprawdzenia.
Przed odnowieniem umowy
Rzeczywiste użycie jest argumentem w rozmowie z dostawcą i podstawą do zmiany liczby stanowisk. Bez danych negocjacja opiera się na deklaracjach.
Trzeba tylko pamiętać o terminie. Umowy roczne pozwalają zmniejszyć liczbę stanowisk zwykle wyłącznie przy odnowieniu, więc przegląd ma sens odpowiednio wcześniej, a sam termin powinien być pilnowany razem z innymi datami.
