Poczta firmowa na prywatnym telefonie jest wygodna i oznacza, że dane firmy opuściły kontrolowane środowisko. Rzadko jest to świadoma decyzja.
Podstawowe zabezpieczenia
- wymagana blokada ekranu,
- szyfrowanie pamięci urządzenia,
- możliwość zdalnego usunięcia danych służbowych,
- ograniczenie kopiowania między aplikacją służbową a prywatną,
- wymagana aktualna wersja systemu.
Większość z tych rzeczy da się wymusić z poziomu usługi pocztowej, bez osobnego narzędzia. To zwykle właściwy punkt startu: zasady dostępu do skrzynki obejmują od razu wszystkie telefony, także te, o których dział IT nie wiedział.
Urządzenie prywatne czy służbowe
Na sprzęcie firmowym można wymagać więcej. Na prywatnym zakres kontroli jest ograniczony — i trzeba to rozstrzygnąć wprost, a nie milcząco zakładać.
Rozstrzygnięcie powinno być zapisane i znane pracownikom. Ludzie akceptują ograniczenia, o których wiedzą wcześniej, a źle znoszą te, które pojawiają się nagle na ich prywatnym telefonie. Warto też ustalić, kto płaci za abonament i co się dzieje z numerem przy odejściu — to część tej samej decyzji.
Rozdzielenie danych
Kontener na dane służbowe pozwala usunąć wyłącznie je, bez ruszania zdjęć i wiadomości właściciela. To rozwiązanie akceptowalne dla obu stron.
Rozdzielenie działa też w drugą stronę: ogranicza wyciekanie danych firmowych do aplikacji prywatnych. Załącznik ze skrzynki służbowej nie trafia wtedy do galerii ani do komunikatora rodzinnego. Trzeba się jednak liczyć z tym, że część wygody znika — kopiowanie między aplikacjami przestaje działać tak, jak użytkownik przywykł, i to bywa pierwszym powodem zgłoszeń.
Zgubione urządzenie
Procedura musi istnieć przed zdarzeniem: kogo powiadomić, co zablokować, w jakiej kolejności. Improwizacja oznacza godziny, w których dane są dostępne dla znalazcy.
Kolejność jest zwykle taka: unieważnienie sesji i wymuszenie ponownego logowania, zdalne wyczyszczenie danych służbowych, zmiana haseł do kont, do których telefon miał zapisany dostęp, i sprawdzenie, czy nie służył jako drugi składnik uwierzytelnienia. Ten ostatni punkt bywa najbardziej dotkliwy, bo utrata telefonu potrafi odciąć właściciela od własnych kont.
Ewidencja urządzeń
Telefony i tablety należą do tego samego zbioru co komputery i powinny być objęte ewidencją sprzętu i oprogramowania. Bez tego przy zgłoszeniu zgubienia nikt nie wie, jakie dane były na urządzeniu ani do czego miało dostęp. Wpis powinien zawierać właściciela, rodzaj urządzenia i to, czy jest prywatne, czy firmowe.
Odejście pracownika
Dane służbowe muszą zniknąć z prywatnego telefonu. Bez mechanizmu zdalnego usunięcia pozostaje prośba i zaufanie.
Ten krok należy do listy czynności wykonywanych przy odbieraniu dostępów i jest o tyle nietypowy, że dotyczy cudzej własności. Dlatego zgoda na zdalne usunięcie danych służbowych powinna być uzgodniona w momencie podłączania telefonu do poczty, a nie w dniu rozstania.
Kiedy prościej powiedzieć nie
Jeśli firma nie ma czym zarządzać telefonami, a dane w skrzynkach są wrażliwe, sensowniejsze bywa nieudostępnianie poczty na urządzeniach prywatnych w ogóle. Dostęp przez przeglądarkę bez zapisywania hasła i bez pobierania załączników jest wtedy rozwiązaniem prostszym i tańszym niż wdrażanie narzędzia, którego nikt nie będzie utrzymywał.
