Wdrożenie bez policzonego zwrotu jest zakładem. Rachunek nie musi być dokładny, ale musi istnieć i opierać się na zmierzonych liczbach.
Strona korzyści
- zaoszczędzony czas przeliczony na koszt pracy,
- mniejsza liczba pomyłek i ich skutków,
- krótszy czas obsługi sprawy,
- obsłużenie większej liczby zleceń bez zwiększania zespołu.
Każda z tych pozycji musi mieć źródło. Zaoszczędzony czas bierze się z pomiaru czasu i kosztu czynności, liczba pomyłek — z rejestru korekt i reklamacji. Pozycja bez źródła jest życzeniem i lepiej jej w rachunku nie umieszczać.
Strona kosztów
- budowa albo zakup narzędzia,
- opłaty bieżące za usługi i model,
- utrzymanie i poprawki,
- czas zespołu na wdrożenie i naukę,
- spadek wydajności w pierwszych tygodniach.
Dwie ostatnie pozycje są najczęściej pomijane, a bywają znaczące. Do tego dochodzi koszt utrzymania po stronie firmy: ktoś musi zauważyć, że automat przestał działać, i wiedzieć, do kogo zgłosić. Warto też policzyć koszt kontroli wyników, jeśli rozwiązanie jej wymaga.
Uczciwie o zaoszczędzonym czasie
Godzina zaoszczędzona nie zamienia się automatycznie w oszczędność, jeśli nikt nie zostaje zwolniony ani nie przejmuje nowych zadań. Warto nazwać, co się z nią stanie. W firmie, która rośnie, odpowiedź brzmi zwykle: obsłużymy więcej zamówień tym samym zespołem. To korzyść realna, ale liczy się ją inaczej — jako uniknięty koszt zatrudnienia, nie jako gotówkę.
Okres zwrotu
Przy narzędziach wewnętrznych rozsądny to kilkanaście miesięcy. Powyżej dwóch lat rachunek zwykle rozjeżdża się szybciej, niż projekt się zwraca. Zmienia się proces, zmienia się system, zmienia się zespół. Im dłuższy zakładany okres zwrotu, tym większa część rachunku opiera się na założeniu, że nic się nie wydarzy.
Rachunek zależy od sposobu rozliczenia
Prace rozliczamy stawką godzinową albo wyceną za projekt, zależnie od zakresu. Przy wycenie za projekt koszt jest znany z góry i rachunek robi się prosty. Przy rozliczeniu godzinowym trzeba przyjąć widełki i sprawdzać je w trakcie. Sam audyt jest pracą płatną i również wchodzi do rachunku — po stronie kosztów, jako pozycja jednorazowa.
Korzyści niepoliczalne
Mniejsza zależność od jednej osoby, krótszy czas odpowiedzi dla klienta, spokojniejsza praca. Warto je wymienić osobno, nie wliczać w kwotę. Wpisane do rachunku psują go, wymienione obok — pomagają rozstrzygnąć wybór między projektami o podobnym zwrocie i wchodzą do ustalania priorytetów wdrożenia.
Rachunek po wdrożeniu
Powtórzony pomiar po kilku miesiącach. Bez niego nie wiadomo, czy założenia się sprawdziły — i nie ma czego poprawić przy następnym projekcie. Służy temu audyt powtórzony po wdrożeniu, wykonywany na tych samych miarach co pierwszy.
Rachunek zgrubny wystarczy
Nie chodzi o dokładność do złotówki. Chodzi o rząd wielkości i o to, żeby założenia były zapisane. Rachunek, w którym widać, skąd wzięła się każda liczba, da się poprawić po pierwszych tygodniach pracy. Rachunek podany jako jedna kwota bez rozpisania nie daje się ani sprawdzić, ani skorygować. Warto też policzyć wariant pesymistyczny: co się stanie, jeśli oszczędność okaże się o połowę mniejsza, a koszt utrzymania o połowę większy. Projekt, który przy takim założeniu nadal się broni, jest bezpieczny.
