Raport, który opisuje stan zastany i nie mówi, co z tym zrobić, zostaje w szufladzie. Wartość leży w rekomendacjach popartych liczbami.
Podsumowanie na początku
Trzy najważniejsze ustalenia i trzy rekomendacje na pierwszej stronie. Reszta dokumentu jest uzasadnieniem dla tych, którzy będą chcieli sprawdzić. Ten układ wynika ze sposobu czytania: właściciel przeczyta stronę pierwszą, osoba odpowiedzialna za wdrożenie przeczyta wszystko, a reszta zespołu zajrzy do fragmentu o swoim dziale. Dokument warto ułożyć tak, żeby każda z tych trzech osób znalazła swoje w jednym miejscu.
Stan obecny w liczbach
Czas, koszt, liczba przypadków, liczba pomyłek. Opis bez liczb nie pozwala niczego rozstrzygnąć ani porównać po wdrożeniu. Przy każdej liczbie podaje się źródło i sposób zebrania: pomiar, dane z systemu czy szacunek zespołu. Rozróżnienie jest istotne, bo od niego zależy, na ile można się na danej wartości oprzeć przy decyzji.
Mapa procesu
W wersji rzeczywistej, z zaznaczonymi wąskimi gardłami i zawrotami. Jeden rysunek zastępuje kilka stron opisu. Sposób jej przygotowania opisuje tekst o mapowaniu procesu krok po kroku. W raporcie mapa powinna być czytelna po wydruku na jednej stronie — schemat wymagający powiększania nie zostanie obejrzany.
Rekomendacje z wyceną
Każda z szacunkiem korzyści, kosztu i trudności. Rekomendacja bez tych trzech liczb nie daje się z niczym porównać. Metodę liczenia opisujemy przy wycenie oszczędności. Warto podać także założenia, na których oparto szacunek — po kilku miesiącach to one będą sprawdzane, nie sama kwota.
Kolejność
Co zrobić najpierw i dlaczego. To najczęściej najbardziej użyteczna część całego dokumentu. Uzasadnienie kolejności jest równie ważne jak sama lista, bo priorytety zmieniają się wraz z sytuacją firmy i wtedy trzeba wiedzieć, które założenie przestało obowiązywać.
Ustalenia niewygodne
Także te dotyczące organizacji pracy i decyzyjności. Raport pomijający je jest miły w odbiorze i bezużyteczny. Formułuje się je bezosobowo: opisujemy proces i jego skutki, nie oceniamy ludzi. Zdanie o tym, że decyzje czekają tygodniami, jest ustaleniem. Zdanie o tym, kto zwleka, jest oskarżeniem i zamyka rozmowę.
Czego w raporcie nie ma
Nie ma cytatów imiennych ani opinii o pracownikach. Nie ma też rozwiązania opisanego w szczegółach technicznych — to należy do etapu projektowania, nie rozpoznania. Raport odpowiada na pytanie, co i dlaczego, a nie w jakiej technologii.
Objętość
Kilkanaście stron czytanych przewyższa sto stron odłożonych. Materiał źródłowy można dołączyć osobno.
Co dalej
Raport kończy pracę rozpoznawczą i otwiera decyzję. Przełożenie ustaleń na etapy, mierniki i osoby odpowiedzialne opisuje plan wdrożenia wynikający z audytu. Bez tego przejścia dokument szybko traci aktualność.
