Wdrożenie zaczynane od wyboru narzędzia kończy się narzędziem szukającym zastosowania. Audyt odwraca kolejność: najpierw problem, potem rozwiązanie.
Automatyzacja utrwala to, co zastanie
Proces wadliwy po zautomatyzowaniu działa tak samo wadliwie, tylko szybciej i na większej liczbie przypadków. Jeśli te same dane wpisywane są dziś w dwóch miejscach, automat będzie je wpisywał w dwóch miejscach. Jeśli krok kontrolny istnieje dlatego, że kiedyś zdarzyła się pomyłka, a nikt już nie pamięta jaka, automat utrwali go na kolejne lata. Uproszczenie przed wdrożeniem bywa tańsze niż samo wdrożenie.
Dlatego audyt zaczyna od pytania, czy dana czynność w ogóle musi istnieć. Dopiero potem pyta, kto ma ją wykonywać: człowiek czy program. Kolejność tych dwóch pytań decyduje o koszcie całego projektu.
Wąskie gardło rzadko leży tam, gdzie się wydaje
Firmy zwykle wskazują czynność najbardziej uciążliwą, a nie najbardziej kosztowną. To dwie różne rzeczy i pomiar je rozdziela. Czynność męcząca zapada w pamięć, bo wymaga skupienia. Czynność drobna, powtarzana kilkadziesiąt razy dziennie, znika z pola widzenia, choć zajmuje w miesiącu więcej godzin. Metody rozpoznawania wąskich gardeł opierają się na kolejkach i czasie oczekiwania, a nie na wrażeniu zespołu.
Podstawa wyceny
Bez liczby godzin i liczby przypadków w miesiącu nie da się policzyć, czy wdrożenie się zwróci. Audyt dostarcza tych liczb. Potrzebne są trzy: ile trwa jedno wykonanie, ile razy w miesiącu się je powtarza i ile kosztuje godzina osoby, która je wykonuje. Sposoby zbierania tych danych opisuje pomiar czasu i kosztu czynności. Bez nich rozmowa o zwrocie z inwestycji jest wymianą przekonań.
Co daje audyt
- mapę procesu wraz z obejściami,
- czas i koszt poszczególnych czynności,
- ocenę danych, którymi firma dysponuje,
- listę czynności nadających się do automatyzacji,
- kolejność wdrożeń według zwrotu.
Ten sam zestaw jest podstawą wyceny dalszych prac. Rozliczamy się stawką godzinową albo wyceną za projekt, zależnie od zakresu — a zakres da się określić dopiero wtedy, gdy wiadomo, co konkretnie ma się zmienić. Audyt jest usługą płatną i osobnym etapem, nie wstępem do oferty.
Czego audyt wymaga od firmy
Dostępu do osób, które wykonują pracę, a nie tylko do kierownictwa. Zgody na obserwację przy rzeczywistych sprawach. Możliwości pobrania zestawień z systemów albo choćby zrzutu liczby dokumentów za kilka miesięcy. Wskazania jednej osoby, która rozstrzyga wątpliwości. To niewiele, ale bez tego audyt opisuje wersję regulaminową procesu.
Wynik bywa negatywny
Czasem audyt pokazuje, że wdrożenie się nie opłaca albo że wystarczy zmiana organizacyjna. To dobry wynik — tańszy niż projekt, który miał to udowodnić. Bywa też, że czynność uznana za oczywistego kandydata nie spełnia warunków opisanych w tekście o tym, które czynności nadają się do automatyzacji. Lepiej dowiedzieć się o tym przed budową narzędzia niż po niej.
