Nie każda uciążliwa czynność da się zautomatyzować, i nie każda dająca się zautomatyzować jest tego warta. Rozstrzyga kilka cech.
Cechy dobrego kandydata
- powtarzalność — wykonywane często i podobnie,
- jasne reguły — da się opisać, kiedy co zrobić,
- dane elektroniczne — nie wymaga odczytu z papieru,
- mierzalny wynik — widać, czy zadziałało poprawnie,
- niskie ryzyko pomyłki albo łatwa jej korekta.
Warunek dotyczący danych sprawdza się osobno, bo przesądza o wykonalności. Służy temu ocena danych, którymi firma dysponuje: czynność opisana idealnie, ale zasilana informacją z papierowych notatek, nie jest jeszcze kandydatem.
Częstość ważniejsza od czasu
Czynność dwuminutowa wykonywana sto razy dziennie jest lepszym kandydatem niż dwugodzinna wykonywana raz w miesiącu. Powód jest podwójny: suma godzin jest większa, a przy dużej liczbie powtórzeń szybciej widać, czy narzędzie działa poprawnie. Rzadkie zadanie testuje się miesiącami.
Przepisywanie danych
Przenoszenie informacji z jednego systemu do drugiego to najpewniejszy kandydat w każdej firmie. Nie wnosi wartości, a zajmuje realny czas. Dodatkowo jest źródłem pomyłek: przy przepisywaniu ręcznym błędy pojawiają się zawsze, a wykrywa się je zwykle dopiero u odbiorcy.
Zadania z oceną
Czynności wymagające rozstrzygnięcia da się wspierać, ale rzadko w pełni zastąpić. Model przygotowuje propozycję, człowiek zatwierdza. Ten układ ma dodatkową zaletę: zatwierdzenia i poprawki są zapisem, który pokazuje, gdzie propozycje są słabe, i pozwala poprawiać reguły bez zgadywania.
Wyjątki
Automatyzujemy przypadek typowy, wyjątki kierujemy do człowieka. Próba objęcia wszystkich przypadków podnosi koszt kilkukrotnie przy niewielkim zysku. Potrzebna jest za to jasna reguła rozpoznania wyjątku i widoczna kolejka, do której trafia — automat, który po cichu radzi sobie z przypadkiem, którego nie rozumie, jest gorszy od braku automatu.
Sprawdzian
Jeśli nie da się opisać czynności tak, żeby wykonała ją nowa osoba po przeczytaniu instrukcji, nie da się jej jeszcze zautomatyzować. To dobry test, bo można go wykonać w kilka godzin i bez żadnych narzędzi.
Kandydat to jeszcze nie projekt
Spełnienie wszystkich warunków oznacza tylko, że czynność da się zautomatyzować. Czy warto, rozstrzyga rachunek oparty na zmierzonym czasie i koszcie czynności. Osobno prowadzi się listę odwrotną — tego, czego nie automatyzować. Bywa ona krótsza, a oszczędza więcej.
Wynik trzeba dać się sprawdzić
Warunek mierzalnego wyniku bywa lekceważony, a przesądza o utrzymaniu rozwiązania. Musi istnieć sposób odpowiedzi na pytanie, czy automat zrobił to dobrze — porównanie z drugim źródłem, kontrola próbki, sygnał od odbiorcy. Bez tego błąd wychodzi po miesiącach, przy okazji zupełnie innej sprawy, i wtedy trzeba przeglądać wszystko wstecz. Warto zaplanować tę kontrolę razem z automatyzacją, a nie po niej.
Zacząć od jednej czynności
Lista kandydatów bywa długa i to zwykle pierwsza pułapka. Jeden krok procesu zautomatyzowany do końca, z kontrolą wyniku i obsługą wyjątków, jest wart więcej niż trzy zaczęte. Daje też odpowiedź na pytania, których nie da się rozstrzygnąć na papierze: ile trwa nauka nowego trybu, jaka część przypadków naprawdę wraca do człowieka, gdzie dane okazują się gorsze, niż zakładano.
