Audyt daje wynik wtedy, gdy kończy się decyzją, a nie dokumentem. Poniższa kolejność prowadzi od pierwszego pytania do pierwszego wdrożenia.
1. Zakres
Jeden proces, wyraźnie ograniczony. Od którego zdarzenia do którego, czyj czas mierzymy, czego nie obejmujemy. Ostatnia część bywa najtrudniejsza, bo procesy w firmie zazębiają się i każdy trop prowadzi dalej. Zapisana granica jest jedyną rzeczą, która utrzymuje prace w ryzach.
2. Dane wyjściowe
Liczby z systemów, istniejące instrukcje, arkusze. Zaskakująco dużo odpowiedzi jest już dostępnych. Liczba dokumentów w miesiącu, znaczniki czasu, rejestr korekt — to wszystko da się wyciągnąć bez angażowania nikogo i ustawia skalę całego rozpoznania.
3. Rozmowy i obserwacja
Z wykonawcami czynności, przy rzeczywistej pracy, na kilku przypadkach. Rozmowa tłumaczy powody, obserwacja pokazuje przebieg. Osobno żadna z tych metod nie wystarcza: opis pomija czynności odruchowe, a sama obserwacja nie wyjaśnia, dlaczego coś robi się właśnie tak.
4. Mapa i pomiar
Przebieg sprawy z czasami, oczekiwaniem, przekazaniami i zawrotami. Czas oczekiwania notuje się osobno od czasu pracy, bo to zwykle on decyduje o terminie. Przypadki typowe i wyjątki mierzy się osobno — różnią się na tyle, że uśrednienie zaciera cały obraz.
5. Analiza
Wąskie gardła, praca ukryta, kandydaci do automatyzacji, ocena danych i systemów. Na tym etapie zestawia się to, co możliwe, z tym, co opłacalne. Rekomendacja niewykonalna w istniejącym środowisku jest tylko pomysłem, a wykonalna i nieopłacalna to strata pieniędzy.
6. Rekomendacje z wyceną
Korzyść, koszt i trudność dla każdej propozycji. Kolejność wynikająca z tych trzech liczb. Przy każdej pozycji zapisuje się założenia, na których oparto szacunek — to one będą później sprawdzane.
7. Raport i omówienie
Krótki dokument i rozmowa z osobami, które będą wdrażać. Co powinien zawierać raport z audytu, opisujemy osobno. Bez omówienia nawet dobry dokument zostaje przeczytany raz i odłożony.
8. Plan i pierwszy etap
Wąski zakres, miernik powodzenia, właściciel po stronie firmy, termin punktu decyzyjnego. Pierwszy etap ma dawać wynik nadający się do użycia sam z siebie, żeby dało się przerwać prace bez straty.
9. Pomiar po wdrożeniu
Te same miary po kilku miesiącach i wnioski na kolejny etap. Wpisany do harmonogramu od razu, bo zaplanowany po fakcie zwykle się nie odbywa.
Co jest potrzebne od firmy
Dostęp do osób wykonujących pracę, zgoda na obserwację, możliwość pobrania zestawień z systemów i jedna osoba rozstrzygająca wątpliwości. Niewiele, ale bez tego opisujemy wersję regulaminową procesu, a nie rzeczywistą. Audyt jest pracą płatną; rozliczamy go stawką godzinową albo wyceną za projekt, zależnie od ustalonego zakresu.
Najczęstszy błąd
Pominięcie pomiaru na początku. Bez niego nie da się później wykazać, że cokolwiek się poprawiło — nawet jeśli się poprawiło. Drugi w kolejności to zbyt szeroki zakres, a trzeci — potraktowanie audytu jako formalności przed z góry podjętą decyzją. O tym, po co w ogóle robić audyt przed wdrożeniem, i o samym przebiegu prac piszemy szerzej w osobnych tekstach.
