Analiza oparta na wadliwych danych daje wnioski, które wyglądają na uzasadnione. To najgroźniejszy rodzaj błędu.
Zestawienie z błędem nie wygląda inaczej niż zestawienie poprawne. Ma te same kolumny, te same sumy i tę samą pewność siebie. Dlatego kontrola danych musi być etapem osobnym i wykonanym przed liczeniem, a nie reakcją na wynik, który się komuś nie spodobał.
Typowe problemy
- ten sam klient pod kilkoma kartotekami,
- brak przypisania produktu do kategorii,
- nieuzupełnione ceny zakupu,
- korekty niepowiązane z dokumentem pierwotnym,
- sprzedaż zaksięgowana w niewłaściwym okresie.
Żaden z nich nie zatrzymuje pracy firmy. Faktury wychodzą, towar jedzie, płatności wpływają. Problem ujawnia się dopiero przy próbie policzenia czegokolwiek w przekroju — i wtedy wygląda na błąd analizy, choć powstał lata wcześniej przy wprowadzaniu danych.
Duplikaty klientów
Rozbijają historię i zaniżają wartość odbiorcy. Analiza rentowności klienta bez wcześniejszej deduplikacji jest niewiarygodna. Powstają zwykle przy zamówieniach składanych różnymi drogami: raz przez sklep, raz mailem, raz telefonicznie — za każdym razem ktoś zakłada nową kartotekę, bo szybciej niż szukać istniejącej.
Braki w kategoriach
Produkty bez przypisania wypadają z analizy struktury. Jeśli to znaczący udział sprzedaży, wnioski są nieprawdziwe — a rzecz nie w tym, że są niedokładne, tylko że dotyczą innego zbioru niż ten, o którym mówimy. Skutki opisuje tekst o strukturze sprzedaży.
Kontrole przed analizą
Udział sprzedaży bez kategorii, bez ceny zakupu, bez przypisania do klienta. Trzy liczby na początku każdego raportu. Jeśli któraś przekracza poziom, przy którym wynik przestaje być wiarygodny, analizę odkłada się do czasu uzupełnienia danych. Ten próg trzeba ustalić przed liczeniem, nie po zobaczeniu wyniku.
Dlaczego dwa raporty pokazują różne liczby
Najczęściej nie z powodu błędu, lecz z powodu różnych reguł: inna data przypisania sprzedaży, inne traktowanie korekt, inny zakres dokumentów, inne scalanie kartotek. Każda z tych reguł jest wyborem, który ktoś kiedyś podjął i nigdzie nie zapisał. Uzgodnienie definicji jest tańsze niż spór o wynik — więcej o tym w tekście o porównaniach okresów.
Zwroty i korekty
Ujęte albo nie — ale zawsze konsekwentnie. Zmiana podejścia między okresami unieważnia porównania, nawet gdy każdy okres z osobna policzono poprawnie.
Uczciwe zastrzeżenie
Analiza z zaznaczeniem, jakiej części danych dotyczy niepewność, jest wiarygodniejsza niż podana bez zastrzeżeń. Zastrzeżenie powinno być konkretne: który fragment zbioru budzi wątpliwości i w którą stronę może przesunąć wynik. Ogólne „dane mogą być niepełne" nie pomaga nikomu.
Kiedy nie warto porządkować wszystkiego
Uporządkowanie całej bazy pod jedno pytanie zwykle się nie opłaca. Wystarczy doprowadzić do porządku ten wycinek, którego pytanie dotyczy. Przy rachunku dla odbiorców to kartoteki klientów — tak jak opisuje tekst o rentowności klienta. Reszta może poczekać na własne pytanie.
