Wdrożenie obejmujące wszystkie rodzaje dokumentów naraz kończy się rozwiązaniem, które nie działa dobrze dla żadnego.
1. Jeden rodzaj dokumentu
Najliczniejszy i najbardziej powtarzalny. Zwykle faktury zakupowe. Wybór jednego rodzaju pozwala zamknąć całą drogę — od wpłynięcia dokumentu po zapis w systemie — zamiast zrobić po kawałku wszędzie. Szczegóły tego przypadku opisuje tekst o odczycie faktur zakupowych.
2. Zestaw sprawdzający
Pięćdziesiąt do stu rzeczywistych dokumentów z poprawnie odczytanymi wartościami. Przygotowany przed jakimikolwiek próbami. To jedyna praca, której nie wolno pominąć: bez zestawu każda ocena narzędzia jest wrażeniem.
3. Próba narzędzi
Dwa lub trzy rozwiązania na tym samym zestawie, z policzoną skutecznością pole po polu. Rozbicie na pola jest istotne, bo narzędzie dobre w nagłówku bywa słabe w pozycjach, a to właśnie pozycje decydują o ilości pracy.
4. Kontrole
Rachunkowe, słownikowe, formatowe. Zaprojektowane razem z odczytem, nie po nim. Zasady ich doboru opisuje tekst o kontroli poprawności odczytu.
5. Integracja
Zapis do systemu jako dokument roboczy, z załączonym oryginałem i oznaczeniem pól niepewnych. Tu zwykle idzie większość pracy i tu wychodzą rzeczy niewidoczne z zewnątrz: sposób numeracji, pola wymagane, uprawnienia.
6. Praca równoległa
Przez kilka tygodni odczyt automatyczny obok ręcznego, z porównaniem wyników. To ostatni moment na wykrycie problemów bez kosztu. Praca podwójna jest uciążliwa, ale krótsza niż odkręcanie błędów wprowadzonych do ksiąg.
7. Uruchomienie
Z progiem pewności ustawionym ostrożnie i kolejką dokumentów do sprawdzenia. Próg poluzowuje się później, na podstawie tego, co pokazały pierwsze tygodnie.
8. Rozszerzenie
Kolejny rodzaj dokumentu dopiero po ustabilizowaniu pierwszego. Druga i trzecia grupa idą już szybciej, bo integracja, kontrole i kolejka wyjątków są gotowe.
Dokumenty, które nie przejdą
Skuteczność nigdy nie jest pełna, więc ścieżkę dla dokumentów zatrzymanych projektuje się na równi z główną. Trzeba ustalić trzy rzeczy: kto przegląda kolejkę, w jakim czasie i co się dzieje, gdy tej osoby nie ma. Bez tego rozwiązanie działa do pierwszego urlopu. Odpowiedzialność za dokument nie przenosi się na narzędzie — zatwierdza go człowiek i to on odpowiada za treść zapisu.
Ile to trwa
Zależy od tego, ile systemów trzeba połączyć i jak dobrze opisany jest proces. Wiele elementów jest gotowych, więc proste wdrożenia zamykają się w kilka dni; rozbudowane wymagają pracy rozliczanej stawką godzinową albo wyceną za projekt. Poprzedzający audyt jest płatny i to on rozstrzyga, czy rachunek w ogóle się domyka — opisuje go tekst o koszcie analizy a koszcie przepisywania.
Najczęstszy błąd
Ocena narzędzia na podstawie pokazu dostawcy. Rozstrzyga wyłącznie próba na własnych dokumentach, wraz z tymi najgorszej jakości.
