Rachunek sprowadza się do trzech liczb: ile dokumentów miesięcznie, ile minut zajmuje jeden, ile kosztuje jego przetworzenie.
Strona ręczna
Przepisanie faktury z kilkoma pozycjami to trzy do pięciu minut. Przy pięciuset dokumentach miesięcznie daje to kilkadziesiąt godzin.
Do tego dochodzi to, czego nikt nie liczy: szukanie brakującego zamówienia, telefon do dostawcy, poprawianie pomyłki wykrytej miesiąc później. Ten czas rozkłada się na wiele osób i dlatego umyka w zestawieniach.
Strona automatyczna
Koszt przetworzenia jednego dokumentu liczony w groszach. Do tego czas na sprawdzenie tych, które wymagają poprawki. Ten drugi składnik bywa większy od pierwszego i to on rozstrzyga wynik rachunku. Warto go liczyć osobno: minuty na dokument sprawdzany i liczba takich dokumentów w miesiącu.
Kluczowa liczba
Udział dokumentów przechodzących bez poprawki. Przy dziewięćdziesięciu procentach oszczędność jest ogromna; przy sześćdziesięciu — wątpliwa.
Tej wartości nie da się przewidzieć z opisu narzędzia. Wychodzi dopiero z próby na własnych dokumentach i zależy bardziej od jakości materiału niż od wyboru rozwiązania. Sposób jej mierzenia opisuje tekst o kontroli poprawności odczytu.
Koszty wdrożenia
Integracja z systemem, mapowanie pól, kontrole, próby. Zwykle przewyższają koszt samego przetwarzania w pierwszym roku. Ich wysokość zależy głównie od liczby systemów, z którymi trzeba się połączyć, i od tego, czy proces jest w firmie opisany. Praca rozlicza się stawką godzinową albo wyceną za projekt, zależnie od zakresu. Wiele elementów jest gotowych, więc proste wdrożenia zamykają się w kilka dni.
Koszt błędów
Skuteczność nigdy nie jest pełna, więc do rachunku wchodzi także to, co się dzieje przy pomyłce. Faktura zaksięgowana z błędną kwotą wraca jako różnica przy uzgadnianiu salda. Przelew na niewłaściwy rachunek to sprawa na kilka dni pracy.
Dlatego rachunku nie liczy się dla przypadku typowego, tylko razem z kosztem kontroli i obsługi wyjątków. Rozwiązanie tańsze w przetwarzaniu, ale kierujące więcej dokumentów do sprawdzenia, wychodzi ostatecznie drożej.
Próg opłacalności
Zwykle kilkaset dokumentów miesięcznie. Poniżej warto zacząć od uproszczenia obiegu, a nie od narzędzia. Płatny audyt przed projektem służy właśnie temu: ustaleniu, czy rachunek się domyka, zanim ktokolwiek zacznie budować. Co daje samo uporządkowanie procesu, opisuje tekst o tym, co daje automatyczna analiza dokumentów.
Korzyść poza czasem
Mniej pomyłek, szybsze zamknięcie miesiąca, dokumenty dostępne od razu. Trudniejsze do policzenia, ale realne.
Bywa też korzyść, o której mało kto myśli na starcie: proces przestaje zależeć od jednej osoby. Firma, w której faktury wprowadza wyłącznie pani z księgowości, zatrzymuje się na czas jej urlopu. Uporządkowany obieg z opisanymi krokami znosi tę zależność niezależnie od tego, ile czasu oszczędza samo narzędzie.
