Odczyt bez kontroli wprowadza błędy szybciej, niż robił to człowiek. Kontrole są warunkiem, nie dodatkiem.
Kontrole rachunkowe
Suma pozycji, wyliczenie podatku, zgodność kwoty brutto. Wychwytują większość pomyłek w odczycie liczb, i to natychmiast. Ich zaletą jest niezależność od narzędzia: działają tak samo bez względu na to, co odczytywało dokument, i praktycznie nie wymagają utrzymania.
Porównanie ze źródłami
Numer identyfikacji podatkowej istnieje w kartotece, numer zamówienia jest znany, cena mieści się w uzgodnionym zakresie. Każde odwołanie do danych firmy jest kontrolą.
To najtańszy sposób podniesienia jakości, bo dane już są. Im więcej odczytanych wartości da się z czymś skonfrontować, tym mniej zostaje pól, w które trzeba wierzyć na słowo. Rachunek bankowy zgodny z zapisanym przy kontrahencie jest tu przykładem kontroli, która chroni przed czymś więcej niż literówką.
Poprawność formatu
Data w sensownym zakresie, numer o właściwej długości, kwota dodatnia. Proste reguły, które wyłapują błędy oczywiste. Nie wychwycą pomyłki wiarygodnej — kwoty przestawionej o jedną cyfrę, która nadal wygląda normalnie. Do tego służą kontrole rachunkowe i porównanie ze źródłami.
Próg pewności
Poniżej ustalonego poziomu dokument trafia do sprawdzenia przez człowieka. To ustawienie decyduje o proporcji między oszczędnością a ryzykiem.
Na starcie ustawia się go ostrożnie i poluzowuje dopiero wtedy, gdy widać, że dokumenty kierowane do sprawdzenia rzeczywiście były w porządku. Odwrotna kolejność kończy się utratą zaufania do rozwiązania po pierwszym błędzie, który przeszedł dalej.
Dokument, którego system nie zrozumiał
Skuteczność nigdy nie jest pełna, więc ta ścieżka jest częścią projektu, a nie wyjątkiem. Dokument zatrzymany musi być widoczny: z powodem zatrzymania, z osobą odpowiedzialną i z terminem, po którym ktoś o nim przypomni.
Najgorszy wariant to cicha porażka — dokument, który nie przeszedł, nie trafił nigdzie i nikt o nim nie wie do czasu monitu. Warto z góry ustalić, kto odpowiada za tę kolejkę i co się dzieje, gdy jej właściciel jest na urlopie. Kolejka bez zastępstwa przestaje działać w pierwszym tygodniu wakacyjnym.
Kontrola próbki
Nawet przy wysokiej skuteczności warto co jakiś czas sprawdzić losowe dokumenty. Pogorszenie jakości bywa stopniowe i niezauważalne. Losowanie musi obejmować również dokumenty, które przeszły bez zastrzeżeń — tylko one pokazują błędy, których kontrole nie widzą. Szerzej o tym w tekście o utrzymaniu rozwiązania i zmianach formatów.
Pomiar skuteczności
Udział dokumentów przeszłych bez poprawki. Ta jedna liczba mówi o rozwiązaniu więcej niż wszystkie pozostałe. Warto liczyć ją od pierwszego dnia, bo bez punktu odniesienia nie da się ocenić żadnej zmiany. Ona też rozstrzyga rachunek opłacalności, opisany w tekście o koszcie analizy a koszcie przepisywania.
