Faktury zakupowe są najczęstszym punktem wejścia dla analizy dokumentów. Powtarzalne, liczne i przepisywane ręcznie w większości firm.
Nagłówek to najłatwiejsze
Numer, data, dostawca, kwoty, termin płatności. Odczyt tych pól działa dobrze nawet przy słabszych narzędziach. Pola nagłówka są opisane etykietą, leżą zwykle w górnej części strony i powtarzają się na każdym dokumencie. Nawet gdy układ się zmienia, etykieta zostaje.
Wyjątkiem bywa data sprzedaży — często różna od daty wystawienia, a czasem w ogóle nieopisana. Warto na starcie ustalić, która data jest w firmie do czego potrzebna.
Pozycje to sedno sprawy
Wiersze z nazwą, ilością, ceną i stawką podatku. Trudniejsze do odczytania i to one decydują o tym, czy dokument da się zaksięgować bez człowieka.
Kłopot zaczyna się przy tabelach bez linii, przy pozycjach zajmujących dwa wiersze, przy rabatach wpisanych w osobnej kolumnie i przy tabeli przechodzącej na kolejną stronę. Bezbłędny nagłówek nie wystarczy, jeśli firma prowadzi magazyn i potrzebuje pozycji.
Rozpoznanie dostawcy
Po numerze identyfikacji podatkowej, nie po nazwie. Nazwa bywa zapisana inaczej niż w kartotece i dopasowanie po niej zawodzi.
Gdy numeru nie ma w kartotece, dokument nie powinien zakładać nowego kontrahenta samoczynnie. Lepiej, żeby czekał na decyzję. Inaczej kartoteka zapełni się duplikatami, których potem nikt nie posprząta.
Kontrole rachunkowe
Suma pozycji równa kwocie netto, podatek policzony poprawnie, kwota brutto zgodna. Trzy kontrole wychwytujące większość błędów odczytu.
Ich zaletą jest to, że nie wymagają wiedzy o narzędziu. Faktura, która się nie liczy, jest albo źle odczytana, albo źle wystawiona. Obie sytuacje wymagają człowieka. Więcej w tekście o kontroli poprawności odczytu.
Czego narzędzie nie odczyta
Zawsze zostaje grupa dokumentów, przy których odczyt zawodzi: zdjęcia zrobione pod kątem, blade wydruki, pieczątka położona na kwocie. Te przypadki opisuje osobny tekst o skanach złej jakości.
Dla wdrożenia liczy się jedno: dokument z niepewnym odczytem ma trafić do oznaczonej kolejki, a nie do księgowania. Skuteczność nie jest pełna i nigdy nie będzie, więc pytanie brzmi nie „ile pomyłek", tylko „kto je zobaczy, zanim zrobią szkodę". Odpowiedzialność za treść zapisu spoczywa na osobie zatwierdzającej dokument.
Powiązanie z zamówieniem
Porównanie pozycji faktury z zamówieniem i dostawą. Rozbieżność wskazana od razu, zanim dokument trafi do zatwierdzenia. Wymaga tego, żeby zamówienia były w systemie i miały numer, który dostawca umieszcza na fakturze. Bez tego porównanie idzie po nazwach towaru i bywa zawodne.
Dokumenty ustrukturyzowane
Faktury przesyłane w formacie elektronicznym nie wymagają odczytu w ogóle. Warto to sprawdzić, zanim zbuduje się rozwiązanie do skanów. Część dostawców udostępnia takie pliki na życzenie — wystarczy poprosić. Każdy dokument przeniesiony z odczytu do wczytania to jedno źródło błędu mniej.
