Zwrot towaru pociąga za sobą korektę dokumentu sprzedaży. To czynność w pełni powtarzalna, o ile sprawa jest powiązana z fakturą pierwotną. Jeśli powiązania nie ma, każda korekta zaczyna się od szukania dokumentu — i to zwykle zajmuje więcej czasu niż samo jej wystawienie.
Moment wystawienia
Korektę wystawia się po przyjęciu zwrotu i potwierdzeniu jego zasadności. Wystawiona wcześniej, przy zwrocie który ostatecznie nie dojdzie do skutku, wymaga kolejnej korekty.
Warunek jest prosty do zapisania w regule: dokument powstaje w chwili, gdy sprawa przechodzi do statusu „towar przyjęty i oceniony". Wcześniejsze etapy nie tworzą żadnych dokumentów księgowych, choć klient dostaje o nich informację.
Korekta częściowa
Klient zwraca dwie pozycje z pięciu. Korekta obejmuje wtedy tylko te pozycje wraz z odpowiednią częścią rabatu, jeśli był liczony od całości dokumentu. Ten szczegół najczęściej rozjeżdża kwoty.
Podobnie działają promocje warunkowe: rabat przyznany za przekroczenie progu wartości zamówienia traci podstawę, gdy po zwrocie zamówienie spada poniżej progu. Reguła musi wiedzieć, czy w takiej sytuacji rabat zostaje, czy jest przeliczany — to decyzja handlowa, którą trzeba podjąć raz, a potem stosować konsekwentnie.
Koszt dostawy
Przy odstąpieniu od umowy zwrot kosztu przesyłki podlega odrębnym zasadom niż zwrot ceny towaru. Reguła automatyczna musi je rozróżniać, bo dotyczy niemal każdej sprawy. Szczegóły zależą od tego, czy klient odsyła całość, czy część zamówienia, i którą opcję dostawy wybrał przy zakupie — te przypadki opisuje osobno tekst o odstąpieniu od umowy w ustawowym terminie.
Powiązanie dokumentów
Korekta bez wskazania dokumentu pierwotnego utrudnia rozliczenie i późniejszą kontrolę. Powiązanie powinno powstawać automatycznie ze sprawy, a nie być wpisywane ręcznie. Warto, żeby działało w obie strony: z faktury widać jej korekty, ze sprawy widać oba dokumenty. To ten sam łańcuch powiązań, który potem pozwala rozliczyć płatność bez szukania.
Dokument dla klienta
Korekta wysłana od razu po jej wystawieniu zamyka sprawę w oczach klienta. Wysłana z opóźnieniem generuje pytania, mimo że pieniądze już wróciły. Przy sprzedaży dla firm dochodzi kwestia potwierdzenia odbioru korekty — im wcześniej trafi ono do sprawy, tym mniej pracy przy zamknięciu okresu.
Paragony i sprzedaż bez faktury
Nie każdy zwrot dotyczy faktury. Sprzedaż paragonowa ma własną ścieżkę i własną ewidencję zwrotów, a pomylenie tych dwóch dróg powoduje, że zwrot nie zgadza się z rejestrem. Warto rozdzielić je już na poziomie sprawy, na podstawie typu dokumentu pierwotnego.
Kolejność: korekta, potem pieniądze
Wystawienie korekty przed przelewem daje spójny ślad w księgach i pozwala zwrócić środki w kwocie wynikającej z dokumentu, a nie z osobnego wyliczenia. Dwa niezależne rachunki dla tej samej sprawy to najprostsza droga do rozbieżności groszowych, które ktoś potem musi wyjaśniać.
Kiedy automatyzacja korekt się nie opłaca
Przy kilku zwrotach miesięcznie i prostych dokumentach bez rabatów ręczne wystawienie korekty jest szybsze niż konfiguracja reguł. Próg opłacalności podnosi się sam wtedy, gdy dochodzą zwroty częściowe, rabaty liczone od całości i sprzedaż w kilku kanałach naraz.
