Część aktualizacji wynika ze zmian przepisów, więc nie podlega decyzji. Tym bardziej wymaga procedury.
Kolejność
Kopia bezpieczeństwa, sprawdzenie zgodności rozszerzeń, aktualizacja na kopii, dopiero potem produkcja.
Ta kolejność ma jedno założenie: kopia musi być sprawdzona, a nie tylko wykonana. Zasady opisuje osobno tekst o kopiach zapasowych. Aktualizacja rozpoczęta bez pewności, że da się wrócić, jest operacją bez wyjścia awaryjnego.
Środowisko próbne
Kopia bazy z tymi samymi dodatkami i szablonami. Bez niego aktualizacja odbywa się na oczach użytkowników.
Kluczowe jest słowo „tymi samymi”. Środowisko z czystą bazą niczego nie sprawdza, bo problemy pojawiają się właśnie na danych firmy i na jej rozszerzeniach. Raz przygotowane środowisko przydaje się przy każdej kolejnej wersji, więc koszt ponosi się jednorazowo.
Zgodność rozszerzeń
Sprawdzana u każdego dostawcy osobno. Jeden niezaktualizowany element blokuje przejście całości.
Warunkiem sensownego sprawdzenia jest kompletna lista tego, co zostało dołożone. Prowadzenie takiej ewidencji opisuje tekst o rozbudowie systemu. Bez niej zawsze znajdzie się automat, o którym nikt nie pamiętał, a który przestał działać w dniu aktualizacji.
Szablony własne
Bywają nadpisywane. Kopia przed aktualizacją i sprawdzenie po niej.
Sprawdzenie polega na wydrukowaniu dokumentu z każdego zmienionego wzoru, nie na otwarciu listy szablonów. Szczegóły opisuje tekst o wydrukach własnych. Im więcej wariantów, tym dłuższa ta część pracy — to jeden z powodów, dla których warto ograniczać ich liczbę.
Kontrola po
Pełna ścieżka: dokument, wydruk, integracja, zestawienie. Uruchomienie programu niczego nie dowodzi.
Listę kontrolną warto przygotować raz i używać jej przy każdej wersji. Powinna zawierać konkretne czynności z konkretnymi danymi, a nie ogólne hasła. Osobno warto sprawdzić raporty własne: takie, które po zmianie nadal się otwierają, ale pokazują inne liczby, są groźniejsze niż te, które przestały działać.
Termin
Poza zamknięciem okresu i poza szczytem sprzedaży. Aktualizacja w ostatnim dniu miesiąca to zbędne ryzyko.
Warto też uprzedzić użytkowników i ustalić, kto jest dostępny na wypadek problemu. Aktualizacja wykonana w piątek po południu, gdy w poniedziałek nie ma nikogo od integracji, przenosi ryzyko na najgorszy możliwy moment.
Czego nie da się pominąć
Aktualizacji wynikających z przepisów nie da się odłożyć w nieskończoność, a im dłuższa przerwa, tym większy skok między wersjami i tym więcej rzeczy do sprawdzenia naraz. Regularny rytm jest tańszy niż jedna duża operacja co kilka lat, nawet jeżeli w skali roku zajmuje więcej godzin.
Odkładanie ma jeszcze jeden koszt, mniej widoczny. Im starsza wersja, tym trudniej o zgodne wydania rozszerzeń i tym mniej osób pamięta, jak działało środowisko. Firma, która przez lata nie aktualizowała systemu, przy pierwszym wymuszonym przejściu robi w praktyce małe wdrożenie, a nie aktualizację — ze wszystkim, co się z tym wiąże.
Dlatego warto ustalić prosty rytm i wpisać go do kalendarza razem z osobą odpowiedzialną. Sam termin nie musi być częsty. Musi być przewidywalny, żeby dało się go zaplanować poza zamknięciem okresu i poza szczytem sprzedaży.
