Rozbudowa systemu magazynowego dotyka stanów i dokumentów, czyli obszarów najtrudniejszych do odtworzenia po błędzie.
1. Opis potrzeby
Co ma się zmienić i po czym poznamy, że zadziałało. Konkretnie, z liczbą do porównania.
Ten krok wykonuje się przed rozmową o narzędziach. Opis „chcemy zautomatyzować zamówienia” nie da się sprawdzić. Opis wskazujący, ile zamówień ma przechodzić bez ingerencji człowieka i co się dzieje z resztą, już tak.
2. Przegląd standardu i modułów
Sprawdzenie, czy brak nie wynika z niezakupionego modułu albo z niewykorzystanej konfiguracji.
To najtańszy etap i najczęściej pomijany. Zdarza się, że firma zamawia budowę czegoś, co ma już kupione i nieuruchomione. Zakres standardu opisujemy przy możliwościach i granicach systemu.
3. Gotowe rozwiązania
Dodatki partnerów pokrywają większość typowych potrzeb i mają wsparcie.
Przy wyborze warto zapytać, jak dostawca reaguje na nową wersję systemu i co zostanie z danymi po rezygnacji. Porównanie dróg rozbudowy opisuje osobny tekst o rozbudowie systemu.
4. Rozwiązanie własne
Oparte na wymianie danych i mechanizmach producenta, nie na zapisie do bazy.
Wiele elementów jest gotowych, więc proste wdrożenia zamykają się w kilka dni. Rozliczenie odbywa się stawką godzinową albo wyceną za projekt, zależnie od zakresu; audyt poprzedzający prace jest płatny i zwykle kończy się skreśleniem części pomysłów z listy.
5. Próba na kopii
Kopia bazy z rzeczywistymi danymi, sprawdzenie pełnej ścieżki procesu.
Dane rzeczywiste są tu warunkiem, nie wygodą. Przypadki, które psują wdrożenia, mieszkają w kartotece firmy, a nie w danych przykładowych: pozycje bez kodu, kontrahenci z nietypowymi warunkami, dokumenty sprzed lat.
6. Uruchomienie
Po kopii bezpieczeństwa, poza szczytem, z gotowym sposobem wycofania.
Sposób wycofania trzeba opisać przed startem, a nie wymyślać przy problemie. Powinien odpowiadać na dwa pytania: jak wrócić do stanu sprzed uruchomienia i kto podejmuje decyzję o powrocie. Kopia bezpieczeństwa musi być przy tym sprawdzona, a nie tylko wykonana.
7. Kontrola
Zgodność stanów i sum z okresem sprzed wdrożenia, codziennie przez pierwszy tydzień.
Codzienna kontrola przez krótki czas jest skuteczniejsza niż jedno sprawdzenie po miesiącu. Różnica zauważona nazajutrz dotyczy kilku dokumentów, ta sama różnica po miesiącu wymaga przeglądu całego okresu.
8. Utrzymanie
Wpis do ewidencji rozszerzeń, sprawdzanie przy każdej aktualizacji, wskazana osoba odpowiedzialna.
Ewidencja staje się listą kontrolną przy każdej nowej wersji. Bez niej po dwóch latach nikt nie pamięta, skąd wziął się jeden z automatów i kto go dostarczył.
Najczęstszy błąd
Wdrożenie bezpośrednio na produkcji, bez próby i bez kopii. Skutki dotykają stanów magazynowych.
Drugi w kolejności to pominięcie etapu utrzymania. Rozwiązanie działa, dopóki nie przyjdzie kolejna wersja systemu — dlatego warto od razu wpisać je na listę sprawdzaną przy aktualizacjach systemu.
Trzeci błąd polega na pominięciu pierwszego kroku. Projekt zaczęty od wyboru narzędzia, bez opisania, co ma się zmienić i po czym to poznamy, kończy się rozwiązaniem, o którym nikt nie potrafi powiedzieć, czy zadziałało. Ta jedna kartka na starcie oszczędza najwięcej pracy w całym przebiegu.
