Baza systemu magazynowego jest zwykle najcenniejszym zbiorem danych w firmie handlowej. Kopia bez sprawdzonego odtworzenia jest założeniem.
Zakres
Baza danych, konfiguracja, szablony wydruków, dodatki i ich ustawienia, dane licencyjne. Sama baza nie wystarcza do uruchomienia.
To najczęściej pomijany punkt. Firma odtwarza bazę po awarii i dopiero wtedy odkrywa, że brakuje szablonów, ustawień integracji i danych potrzebnych do uruchomienia programu. Baza wraca w godzinę, reszta zajmuje kolejne dni. Spis elementów do zabezpieczenia warto prowadzić razem z ewidencją dołożonych rozszerzeń.
Częstotliwość
Codziennie, przy dużym obrocie częściej. Utrata dnia oznacza odtwarzanie dokumentów z papieru.
Pytanie, na które trzeba odpowiedzieć przed ustaleniem rytmu, brzmi: ile pracy firma jest gotowa stracić. Odpowiedź „nic” oznacza inne rozwiązanie i inny koszt niż odpowiedź „pół dnia”. Warto ją podjąć świadomie, a nie przez przyjęcie ustawień domyślnych.
Poza serwerem
Kopia na tym samym dysku chroni tylko przed skasowaniem pliku. Musi trafić na inne urządzenie i poza lokalizację.
Przy zagrożeniach szyfrujących dane liczy się jeszcze jedno: przynajmniej jedna kopia powinna być nieosiągalna z poziomu serwera. Nośnik podłączony na stałe i widoczny w sieci zostaje zaszyfrowany razem z resztą.
Okres przechowywania
Codzienne przez miesiąc, tygodniowe przez rok, miesięczne dłużej. Uszkodzenie danych bywa zauważane po tygodniach.
Ten rozkład chroni przed sytuacją najtrudniejszą: błąd w danych powstał dawno i zdążył trafić do wszystkich świeżych kopii. Wtedy jedynym wyjściem jest sięgnięcie po zapis sprzed problemu i porównanie różnic.
Próba odtworzenia
Raz na kwartał, na osobnym środowisku, z porównaniem liczby dokumentów i sum. Jedyna kontrola, która cokolwiek dowodzi.
Próba ma jeszcze jedną wartość: mierzy czas. Firma dowiaduje się, ile realnie trwa powrót do pracy, i może zdecydować, czy to jej odpowiada. Odtworzone środowisko przydaje się przy okazji jako miejsce prób przed aktualizacją systemu i jako baza do ciężkich analiz, opisana przy dostępie do bazy danych.
Powiadomienie o błędzie
Kopia, która przestała się wykonywać i nikt tego nie zauważył, to najczęstszy scenariusz utraty danych.
Powiadomienie powinno przychodzić także wtedy, gdy wszystko przebiegło poprawnie. Cisza jest dwuznaczna: może znaczyć, że jest dobrze, albo że mechanizm powiadamiania też przestał działać. Odbiorcą musi być konkretna osoba, z zastępstwem na czas urlopu.
Czego kopia nie załatwi
Nie chroni przed błędem wprowadzonym świadomie i powielonym przez tygodnie, bo taki błąd zostaje skopiowany razem z resztą danych. Nie zastępuje też uprawnień — jeżeli każdy może usuwać dokumenty, kopia tylko skraca czas naprawy, zamiast zapobiegać. To dwa osobne zabezpieczenia i żadne z nich nie zastępuje drugiego.
Nie zastępuje wreszcie opisu procedury. Odtworzenie wykonuje zwykle ktoś pod presją czasu, czasem nie ta osoba, która kopie ustawiała. Krótki opis kolejnych kroków, przechowywany poza serwerem, bywa w takiej chwili równie ważny jak sam zbiór danych.
