Gdy kontrahent jest jednocześnie dostawcą, zamiast dwóch przelewów w przeciwnych kierunkach można rozliczyć różnicę. Rzecz prosta, a często przeoczana, bo nikt nie zestawia obu stron.
Kiedy kompensata jest możliwa
Gdy obie strony mają wobec siebie wymagalne wierzytelności pieniężne. Kwoty nie muszą być równe — rozlicza się do wysokości niższej z nich, a różnica zostaje do zapłaty. Warunki i wyłączenia wynikają z przepisów oraz z zapisów umownych, więc zasady stosowane w firmie warto raz uzgodnić z księgowością i potem trzymać się ich bez wyjątków.
Wykrywanie okazji
Zestawienie kontrahentów występujących jednocześnie po stronie należności i zobowiązań. Robione automatycznie, ujawnia sytuacje, o których nikt nie pamiętał — zwłaszcza w firmach, gdzie zakupy i sprzedaż prowadzą różne osoby.
Warunkiem jest jeden identyfikator kontrahenta po obu stronach. Jeśli ten sam podmiot figuruje w kartotece odbiorców i osobno w kartotece dostawców, pod nieco innymi nazwami, zestawienie ich nie połączy. Porównanie po numerze identyfikacji podatkowej działa lepiej niż po nazwie i jest pierwszą rzeczą do uporządkowania.
Dokumentacja
Kompensata wymaga oświadczenia doręczonego drugiej stronie. Samo zaksięgowanie bez dokumentu bywa kwestionowane przy kontroli i przy sporze. Oświadczenie powinno wskazywać konkretne dokumenty po obu stronach, kwotę potrącenia i pozostałą różnicę — ogólne „rozliczamy się wzajemnie" nie pozwala potem odtworzyć, co zostało zamknięte.
Skutek w rozrachunkach
Po skutecznej kompensacie obie faktury muszą zostać zamknięte w systemie, tak samo jakby wpłynęła zapłata. Pominięcie tego kroku zostawia otwarte pozycje, które wchodzą do wiekowania i uruchamiają monity. To częsty błąd: dokument podpisany, pieniądze nierozliczone, a system dalej uważa, że kontrahent zalega — dlatego kompensaty powinny trafiać do rozrachunków tą samą drogą co parowanie wpłat z fakturami.
Kiedy nie stosować
Gdy wierzytelność jest sporna, przedawniona albo zajęta w postępowaniu egzekucyjnym. Automat powinien takie przypadki wykluczać, a nie rozliczać po cichu. Ostrożności wymagają też rozliczenia z kontrahentem w trudnej sytuacji finansowej — to moment, w którym warto zapytać księgowość, zanim cokolwiek zostanie potrącone.
Efekt uboczny
Kompensaty poprawiają płynność po obu stronach i skracają listę otwartych rozrachunków. Przy stałej współpracy dwustronnej warto ustalić ich cykliczność zamiast robić je doraźnie. Krótsza lista otwartych pozycji ma dodatkową zaletę: raport wiekowania należności przestaje pokazywać zaległości, które w rzeczywistości są tylko nierozliczonym obrotem w dwie strony.
Kiedy to się nie opłaca
Gdy dostawców i odbiorców w jednej osobie jest kilku, a rozliczenia zdarzają się raz na kwartał. Wtedy wystarczy przegląd kartoteki przed zamknięciem okresu. Automat zaczyna mieć sens tam, gdzie takich kontrahentów są dziesiątki, a decyzje o zakupach i sprzedaży zapadają w różnych działach.
Wykrywanie okazji można zresztą wdrożyć samo, bez automatycznego księgowania. Zestawienie wysyłane cyklicznie do osoby prowadzącej rozrachunki daje większość korzyści, a nie niesie ryzyka potrącenia czegoś, czego potrącać nie było wolno. Dopiero gdy okazuje się, że takich sytuacji jest wiele, warto pójść dalej i zautomatyzować także dokumenty oraz zamknięcie rozrachunków w kartotece.
