Dokument sprzedaży jest jednym z niewielu materiałów, które klient na pewno przeczyta. Standardowy wydruk systemu rzadko jest przemyślany pod tym kątem.
To także dokument roboczy dla kogoś po drugiej stronie: księgowa go zaksięguje, magazynier przyjmie na jego podstawie dostawę, ktoś zapłaci. Im mniej pytań budzi, tym mniej telefonów wraca do biura.
Co musi się znaleźć
Elementy wymagane przepisami są nienegocjowalne: strony transakcji, numer, daty, przedmiot, kwoty, stawki. Reszta układu jest kwestią decyzji — i tu jest miejsce na zmiany.
Warto rozdzielić te dwie warstwy już na początku. Część obowiązkowa nie podlega dyskusji i przy jej zmianie ryzyko jest większe niż korzyść. Cała reszta: kolejność bloków, wielkość liter, to, co jest na pierwszym planie, a co w stopce — jest do ustawienia pod własny proces.
Co warto dodać
- numer zamówienia klienta — ułatwia mu rozliczenie,
- numer dokumentu wydania i przesyłki,
- dane kontaktowe do sprawy, nie tylko ogólne,
- informację o terminie i sposobie płatności wyraźnie, nie drobnym drukiem.
Każda z tych pozycji odpowiada na pytanie, które inaczej trafia do firmy telefonem. Numer przesyłki na dokumencie oznacza, że klient sam sprawdzi, gdzie jest paczka. Numer rachunku i termin płatności postawione widocznie skracają drogę do zapłaty.
Skąd szablon bierze dane
Szablon nie zawiera treści, tylko wskazuje pola dokumentu, które mają się w danym miejscu wydrukować. Jeśli jakiejś informacji nie ma w systemie, wydruk jej nie wymyśli. Dopisanie numeru zamówienia klienta na fakturę wymaga więc najpierw tego, żeby ktoś ten numer wpisywał przy przyjęciu zamówienia.
To najczęstszy powód, dla którego zmiana wydruku zatrzymuje się w połowie: brakuje nie szablonu, tylko danych. Warto sprawdzić to przed projektowaniem układu.
Czytelność ponad estetykę
Dokument bywa skanowany, faksowany i odczytywany automatycznie po drugiej stronie. Drobna czcionka, tło i kolorowe elementy utrudniają to bardziej, niż pomaga wygląd.
Ta sama zasada dotyczy kodów i oznaczeń umieszczanych na dokumentach — problem jest identyczny jak przy etykietach towarowych i wysyłkowych: liczy się to, czy da się odczytać, a nie czy ładnie wygląda na ekranie.
Wersje językowe
Przy sprzedaży zagranicznej potrzebny jest szablon w języku odbiorcy. Tłumaczenia wymagają też nazwy pozycji, nie tylko nagłówki — dokument dwujęzyczny bywa najlepszym rozwiązaniem.
Poza językiem zmieniają się formaty dat i separator dziesiętny, a to bywa groźniejsze od samego tłumaczenia. Temat rozwija tekst o wydrukach wielojęzycznych.
Test przed wdrożeniem
Wydruk najdłuższej możliwej pozycji, dokumentu na kilka stron, kwoty z wieloma cyframi i nazwy kontrahenta o dużej długości. Układ rozjeżdża się zawsze na przypadku skrajnym, nie na przykładowym.
Do tego dokument z jedną pozycją, dokument z rabatem i korekta. Sprawdzać na papierze albo w pliku wynikowym, nie w podglądzie edytora — podgląd bywa uprzejmiejszy niż drukarka.
Kiedy się to nie opłaca
Jeśli standardowy wydruk zawiera wszystko, czego potrzebuje klient, przerabianie go jest zajęciem dla samego zajęcia. Własny szablon zaczyna się opłacać, gdy dokument wraca z pytaniami, gdy odbiorca wymaga konkretnego układu albo gdy ktoś dopisuje na wydruku te same informacje ręcznie.
