Dokument dla kontrahenta zagranicznego różni się nie tylko językiem. Formaty liczb i dat zapisane po naszemu potrafią zmienić znaczenie.
Większość problemów nie bierze się z tłumaczenia, tylko z zapisu. Odbiorca odczyta dokument według własnych przyzwyczajeń, a nie naszych.
Co tłumaczymy
Nagłówki, nazwy pozycji, warunki płatności i dostawy, informacje dodatkowe. Nie tłumaczymy symboli towarowych, numerów dokumentów ani nazw własnych — ich zmiana uniemożliwia identyfikację.
Nazwy pozycji wymagają decyzji, gdzie mają być przechowywane. Tłumaczenie wpisywane ręcznie przy każdym dokumencie jest źródłem literówek i rozbieżności. Lepiej trzymać wersję obcojęzyczną w kartotece towaru, tak żeby wydruk sięgał po gotowy tekst.
Format daty
Zapis dwunasty dzień piątego miesiąca bywa czytany odwrotnie w innych krajach. Data zapisana w formacie z pełną nazwą miesiąca usuwa dwuznaczność bez żadnego kosztu.
Dotyczy to wszystkich dat na dokumencie, także terminu płatności. Pomyłka w tym miejscu przekłada się wprost na opóźnienie wpłaty i na niepotrzebne wezwania.
Separator dziesiętny
Przecinek i kropka zamieniają się rolami w zależności od kraju. Kwota zapisana niejednoznacznie może zostać odczytana tysiąckrotnie inaczej — to najgroźniejszy błąd na dokumencie.
Ten sam problem wraca w plikach wysyłanych elektronicznie i tam bywa groźniejszy, bo nikt na niego nie patrzy. Format liczb i kodowanie znaków w pliku wymiany opisuje tekst o dokumentach w formacie oczekiwanym przez kontrahenta.
Waluta i przeliczenie
Dokument w walucie obcej powinien podawać kurs i jego źródło. Ułatwia to rozliczenie po obu stronach i rozstrzyga ewentualny spór.
Warto podać także datę kursu, bo to ona decyduje o wartości przeliczenia. Symbol waluty najlepiej zapisywać kodem literowym, jednoznacznym niezależnie od kraju odbiorcy. Sam znak graficzny bywa używany przez kilka walut naraz i nie rozstrzyga, o którą chodzi.
Znaki i czcionki
Nazwy kontrahentów i adresy zagraniczne zawierają znaki spoza naszego alfabetu. Jeśli szablon ich nie obsługuje, na wydruku pojawiają się puste miejsca albo znaki zastępcze. Sprawdzenie polega na wydrukowaniu dokumentu z prawdziwą nazwą i adresem kontrahenta, a nie z przykładowym wpisem.
Dokument dwujęzyczny
Kolumny w dwóch językach obok siebie rozwiązują problem bez tworzenia osobnych szablonów. Sprawdza się przy sprzedaży do kilku krajów.
Kosztem jest miejsce na stronie i ryzyko rozjechania układu przy długich nazwach. To najczęstszy przypadek brzegowy przy tego rodzaju wydrukach — zasady projektowania zbiera tekst o własnych szablonach wydruków dokumentów.
Kiedy się to nie opłaca
Przy pojedynczej transakcji zagranicznej osobny szablon jest pracą nieproporcjonalną do korzyści. Wtedy wystarczy dokument w wersji podstawowej i osobne pismo przewodnie. Własna wersja językowa zaczyna się opłacać przy sprzedaży regularnej albo gdy odbiorca wprost wymaga dokumentu w swoim języku.
