Tabela pokazuje liczby. Odbiorca i tak szuka odpowiedzi na pytanie, co się zmieniło i dlaczego. Ten krok da się częściowo wykonać automatycznie.
Częściowo — to słowo jest tu najważniejsze. Granica przebiega dokładnie tam, gdzie kończy się to, co wynika z danych, a zaczyna się interpretacja.
Co można opisać bezpiecznie
- kierunek i skalę zmiany wobec poprzedniego okresu,
- pozycje o największym udziale w zmianie,
- przekroczenie ustalonych progów,
- odchylenia od typowego poziomu.
To wszystko wynika wprost z danych i nie wymaga interpretacji.
Każde z tych zdań da się odtworzyć z tabeli i sprawdzić. To jest kryterium: komentarz, którego nie da się zweryfikować w danych źródłowych, nie powinien się w raporcie znaleźć.
Gdzie zaczyna się ryzyko
Przy podawaniu przyczyn. „Sprzedaż spadła, ponieważ…" to wniosek, którego dane nie zawierają. Bezpieczna forma opisuje współwystąpienie, nie przyczynę.
Różnica jest w sformułowaniu. „Spadek dotyczy głównie grupy X, w której stany były zerowe przez część okresu" opisuje fakty i zostawia wniosek człowiekowi. „Spadek jest efektem braków magazynowych" wygląda podobnie, a jest już oceną, której dane nie potwierdzają.
Co jest potrzebne, żeby to zadziałało
Komentarz powstaje na tych samych danych co tabela, więc najpierw musi istnieć poprawnie policzone zestawienie z jasnymi definicjami. Potrzebne są też punkty odniesienia: poprzedni okres, ten sam okres rok wcześniej albo ustalony próg. Bez nich nie ma czego opisywać. Kolejność pracy porządkuje tekst o wdrożeniu własnych raportów krok po kroku.
Wartość praktyczna
Zdanie „spadek o 12% wynika w 80% z jednej grupy towarowej, w której zabrakło stanów" prowadzi wprost do sprawdzenia zamówień. Sama tabela wymagałaby analizy.
Najbardziej opłaca się to przy raportach wysyłanych regularnie, otwieranych na telefonie i przeglądanych w pośpiechu — czyli przy raportach cyklicznych wysyłanych automatycznie. Kilka zdań w treści wiadomości bywa jedyną częścią, która zostanie przeczytana.
Krótko
Trzy, cztery zdania. Komentarz dłuższy od tabeli nie zostanie przeczytany i nie spełnia swojej roli.
Odpowiedzialność
Komentarz automatyczny powinien być oznaczony jako wygenerowany. Odbiorca musi wiedzieć, że czyta opis wyliczony z danych, a nie ocenę człowieka.
Warto też zostawić przy komentarzu odesłanie do tabeli źródłowej. Zdanie bez możliwości sprawdzenia szybko traci zaufanie, zwłaszcza po pierwszym przypadku, w którym opis rozminie się z tym, co widać w danych.
Kiedy się to nie opłaca
Przy raporcie czytanym przez jedną osobę, która i tak zna kontekst, komentarz niczego nie dodaje. Nie ma też sensu, dopóki samo zestawienie nie zostało zweryfikowane — opis zbudowany na błędnych liczbach jest gorszy od tabeli, bo brzmi jak wniosek i zwykle nikt go już nie sprawdza.
