Większość nieudanych raportów powstała dlatego, że nie ustalono, co dokładnie ma być policzone. Kod był poprawny — liczył co innego, niż oczekiwał odbiorca.
Dlatego kolejność pracy ma znaczenie. Etap, który zwykle się pomija, jest zawsze ten pierwszy, a to on decyduje o powodzeniu całości.
1. Pytanie, nie tabela
„Chcę raport sprzedaży" to prośba o tabelę. „Chcę wiedzieć, którzy klienci kupują mniej niż rok temu" to pytanie — i prowadzi do zupełnie innego zestawienia.
Warto dopytać o rzecz następną: co się stanie, gdy odpowiedź będzie taka albo inna. Jeśli nie ma odpowiedzi, raport prawdopodobnie nie zmieni niczego w działaniu firmy.
2. Ustalić definicje
Co znaczy sprzedaż: wartość netto czy brutto, z korektami czy bez, według daty dokumentu czy wydania. Te rozstrzygnięcia decydują o wyniku bardziej niż cokolwiek innego.
Definicje warto zapisać w kilku zdaniach i pokazać odbiorcy przed budową raportu. Ten krótki tekst rozstrzyga potem większość sporów o to, dlaczego dwa zestawienia pokazują różne liczby.
3. Prototyp na małym zakresie
Jeden miesiąc, jedna grupa. Pokazany odbiorcy, zwykle ujawnia, że potrzebne było coś innego — i lepiej dowiedzieć się tego wtedy.
Prototyp nie musi być ładny. Ma sprawdzić, czy liczy właściwą rzecz i czy układ kolumn odpowiada sposobowi czytania. Poprawka na tym etapie kosztuje ułamek tego, co przebudowa gotowego rozwiązania.
4. Weryfikacja na danych rzeczywistych
Porównanie ze źródłem i ręczne sprawdzenie próbki. Osobno trzeba przejść przypadki brzegowe: korekty, zwroty, okres bez sprzedaży, przełom roku. Zakres tej pracy opisuje tekst o weryfikacji poprawności raportu.
5. Wydajność
Sprawdzenie czasu na pełnym zakresie i pod obciążeniem, nie na bazie testowej. Raport szybki u autora potrafi być wolny w godzinach szczytu i spowalniać pracę pozostałym — co robić w takiej sytuacji, tłumaczy tekst o wydajności raportów na dużych bazach.
6. Uprawnienia i sposób dostarczenia
Trzeba ustalić, kto ma widzieć raport, w jakim zakresie i w jakiej formie: podgląd w systemie, plik na żądanie czy wiadomość według harmonogramu. Ta decyzja wpływa na budowę zestawienia, więc lepiej podjąć ją przed, a nie po.
7. Utrzymanie
Kto sprawdza raport po aktualizacji systemu i kto odpowiada za poprawki. Bez tego zestawienie po roku pokazuje liczby, którym nikt już nie ufa — i przestaje być używane.
Do utrzymania należy też krótki opis przy raporcie: co liczy, według jakich definicji i dla kogo powstał. Po roku nikt tego nie pamięta, a bez opisu każda zmiana zaczyna się od odtwarzania cudzych zamiarów.
Raport bez odbiorcy
Jeśli nie wiadomo, kto i jaką decyzję na jego podstawie podejmie, prawdopodobnie nie jest potrzebny. Proste zestawienia oparte na gotowych mechanizmach da się uruchomić szybko; im bardziej zestawienie odbiega od standardu, tym więcej czasu zajmuje ustalenie definicji i weryfikacja — i to zwykle ta część, a nie samo pisanie zapytania, decyduje o zakresie prac.
