Raport, który się otwiera i pokazuje sensownie wyglądające liczby, bywa uznawany za działający. To dwie różne rzeczy.
Błędny raport rzadko wygląda na błędny. Liczby są prawdopodobne, sumy się zgadzają, a rozbieżność wychodzi dopiero wtedy, gdy ktoś porówna wynik z innym źródłem — zwykle kilka miesięcy później.
Porównanie ze źródłem
Wynik zestawienia własnego musi zgadzać się z zestawieniem standardowym programu dla tego samego okresu. Rozbieżność zawsze oznacza inną definicję — i trzeba ustalić, która jest właściwa.
Porównanie warto wykonać na kilku okresach, nie na jednym. Zgodność na jednym miesiącu bywa przypadkowa, zwłaszcza gdy w tym miesiącu nie było korekt ani zwrotów.
Sprawdzenie na małej próbce
Wybrać jednego klienta i jeden miesiąc, policzyć ręcznie z dokumentów i porównać. Żmudne i jedyne naprawdę wiarygodne.
Do próbki lepiej wybrać przypadek trudny niż wygodny: klienta z korektą, ze zwrotem albo z rabatem. Zgodność na najprostszym kliencie nie mówi wiele o tym, jak raport radzi sobie z resztą.
Przypadki brzegowe
- okres bez sprzedaży,
- dokumenty anulowane i korygujące,
- zwroty w innym okresie niż sprzedaż,
- towary usunięte z kartoteki,
- transakcje w walucie obcej,
- przełom roku obrotowego.
Warto zapisać, jak raport ma się zachować w każdym z tych przypadków, i sprawdzić to po kolei. Lista jest krótka, a pokrywa większość błędów, które wychodzą dopiero po roku pracy zestawienia.
Suma kontrolna
Zestawienie w podziale na grupy powinno sumować się do wartości ogólnej. Rozjazd oznacza pominięcie części danych — najczęściej przez filtr wykluczający więcej, niż zamierzano.
Typowym sprawcą jest pozycja bez przypisanej grupy albo bez kontrahenta. Przy podziale wypada wtedy poza wszystkie kategorie i znika z wyniku. Dobrą praktyką jest osobny wiersz „nieprzypisane" zamiast cichego pomijania takich pozycji.
Kto potwierdza wynik
Weryfikacja techniczna nie zastąpi potwierdzenia przez osobę, która zna proces. To ona rozpozna, że liczba jest zbyt wysoka albo że brakuje całego kanału sprzedaży. Warto ustalić, kto pełni tę rolę, zanim raport trafi do obiegu — zwłaszcza jeśli ma być potem wysyłany automatycznie.
Po zmianie w systemie
Aktualizacja albo zmiana konfiguracji potrafi zmienić wynik raportu. Weryfikacja jest czynnością cykliczną, nie jednorazową.
Dotyczy to zwłaszcza zestawień budowanych bezpośrednio na tabelach bazy — wątek rozwija tekst o raportach SQL bezpośrednio z bazy systemu.
Kiedy wystarczy mniej
Zestawienie pomocnicze, oglądane przez jedną osobę i służące do orientacji, nie wymaga pełnej procedury. Pełna weryfikacja należy się raportom, na podstawie których zapadają decyzje o zakupach, cenach albo wynagrodzeniach, oraz wszystkim, które trafiają na zewnątrz firmy. Przy tych drugich koszt błędu ponosi się poza własnym biurem i nie da się go po cichu poprawić.
