Pulpit ma odpowiadać na pytanie „czy wszystko idzie dobrze" w kilka sekund. Jeśli wymaga analizy, to jest raportem, nie pulpitem.
To rozróżnienie decyduje o wszystkich późniejszych wyborach: ile wskaźników, jak często odświeżanych i dla kogo. Pulpit budowany jak raport zwykle nie jest otwierany po pierwszym miesiącu.
Kilka liczb, nie kilkadziesiąt
Pulpit z dwudziestoma wykresami nie jest czytany. Pięć wskaźników, które naprawdę opisują stan firmy, działa lepiej niż komplet dostępnych danych.
Dobrym testem jest pytanie o działanie: co zrobię, jeśli ten wskaźnik zmieni się na gorsze. Jeśli odpowiedź brzmi „nic", wskaźnik może zniknąć z pulpitu. Miejsce na ekranie jest ograniczone i każda kolejna liczba odbiera uwagę tym ważniejszym.
Wskaźnik potrzebuje odniesienia
Sprzedaż „320 tysięcy" nie znaczy nic. „320 tysięcy, o 12% więcej niż w zeszłym miesiącu, plan zrealizowany w 94%" — znaczy. Każda liczba powinna mieć punkt odniesienia.
Odniesieniem bywa okres poprzedni, ten sam okres rok wcześniej albo ustalony plan. Przy działalności sezonowej porównanie z poprzednim miesiącem wprowadza w błąd i lepiej sprawdza się rok do roku.
Skąd pulpit bierze dane
Pulpit sam niczego nie liczy dwa razy. Pod spodem musi być zdefiniowane, czym jest sprzedaż, marża i stan na dany dzień — dokładnie tak samo jak w raportach szczegółowych. Jeśli definicje się rozjeżdżają, ktoś prędzej czy później zauważy, że pulpit i zestawienie pokazują inne liczby, i przestanie ufać obu. Sposób ustalania i sprawdzania definicji opisuje tekst o weryfikacji poprawności raportu.
Aktualność
Musi być widoczna wprost. Pulpit pokazujący dane sprzed doby bez zaznaczenia tego faktu prowadzi do decyzji opartych na nieaktualnym obrazie.
Data i godzina ostatniego odświeżenia powinny być na ekranie, nie w ustawieniach. Dotyczy to zwłaszcza pulpitów zasilanych plikiem, bo przerwany eksport potrafi zostawić wczorajszy obraz bez żadnego ostrzeżenia.
Możliwość zejścia w szczegóły
Pulpit pokazuje, że coś odbiega od normy. Odpowiedź na pytanie „dlaczego" wymaga przejścia do danych źródłowych — i ta droga powinna być dostępna od razu.
Jeśli narzędzie tego nie umożliwia, minimum to wskazanie, w którym raporcie szukać rozwinięcia. Pulpit bez tej ścieżki generuje telefony do osoby, która go zbudowała.
Odbiorca
Pulpit właściciela, kierownika magazynu i handlowca to trzy różne zestawy wskaźników. Jeden wspólny pulpit dla wszystkich zwykle nie służy nikomu.
Różne są też dane, które każda z tych osób powinna widzieć. Marża na pulpicie dostępnym dla całego zespołu to typowy przypadek udostępnienia przez przypadek — wątek rozwija tekst o uprawnieniach do raportów i danych wrażliwych.
Kiedy się to nie opłaca
W małej firmie, gdzie właściciel i tak ogląda dokumenty codziennie, pulpit bywa dodatkową warstwą bez treści. Sensowny staje się wtedy, gdy dane pochodzą z kilku źródeł naraz i ręczne ich zestawienie zajmuje realny czas albo gdy ktoś ma podejmować decyzje bez dostępu do systemu źródłowego.
