Dokument wystawiony dziś może być potrzebny za kilka lat — przy kontroli, sporze albo reklamacji. Sposób jego przechowywania decyduje o tym, czy da się go wtedy znaleźć.
Archiwum elektroniczne rozwiązuje problem miejsca, ale samo z siebie nie rozwiązuje problemu odnalezienia. To dwie osobne sprawy i trzeba je zaplanować osobno.
Okresy przechowywania
Dokumenty księgowe mają ustawowy okres. Po jego upływie dalsze trzymanie wymaga uzasadnienia. Automatyczne oznaczanie daty, po której dokument można usunąć, porządkuje to bez wysiłku.
Różne rodzaje dokumentów mają różne okresy i różne podstawy przechowywania. Warto rozdzielić je już przy zapisie, bo późniejsze rozdzielanie wielkiego zbioru plików jest pracą, której nikt nie wykona.
Format trwały
Dokument zapisany w formacie zależnym od konkretnego programu bywa nieczytelny po latach. Powszechny format dokumentowy z osadzonymi czcionkami jest bezpieczniejszy.
Archiwizować trzeba postać ostateczną, tę, którą zobaczył kontrahent. Zapis samych danych, z których dokument da się „odtworzyć", nie wystarcza: po zmianie szablonu albo cennika odtworzenie da inny wydruk niż oryginalny. Skąd biorą się takie różnice, wyjaśnia tekst o własnych szablonach wydruków dokumentów.
Wyszukiwanie
Archiwum, w którym nie da się znaleźć dokumentu, jest workiem plików. Nazwa zawierająca datę, kontrahenta i numer rozwiązuje większość przypadków bez żadnego dodatkowego narzędzia.
Konwencję nazw warto ustalić raz i stosować bez wyjątków — także wtedy, gdy plik odkłada człowiek, a nie program. Jeden folder z plikami nazwanymi przypadkowo psuje cały porządek, bo nie wiadomo, czy szukanego dokumentu tam nie ma, czy tylko nazywa się inaczej.
Struktura katalogów
Podział według roku i rodzaju dokumentu sprawdza się lepiej niż według kontrahenta, bo okresy przechowywania liczy się rocznikami. Kontrahenta znajduje się przez nazwę pliku. Głęboka struktura folderów zwykle przeszkadza bardziej, niż pomaga.
Odtworzenie po latach
Warto raz na jakiś czas sprawdzić, czy stary dokument da się otworzyć i czy wygląda tak jak w chwili wystawienia. To ten sam mechanizm co test odtworzenia kopii zapasowej.
Sprawdzenie polega na wylosowaniu kilku dokumentów z różnych lat i otwarciu ich na komputerze, który jest w firmie dzisiaj. Kopia, której nikt nigdy nie odtworzył, jest założeniem, a nie zabezpieczeniem.
Dostęp
Archiwum zawiera dane kontrahentów i warunki handlowe. Dostęp powinien wynikać z zakresu obowiązków, a nie być otwarty dla wszystkich, bo tak było najwygodniej.
Zasady są tu takie same jak przy zestawieniach: kto może przeglądać, a kto pobierać całość. Rozwija to tekst o uprawnieniach do raportów i danych wrażliwych.
Kiedy się to nie opłaca
Przy niewielkiej liczbie dokumentów uporządkowany katalog na dysku firmowym z kopią zapasową wystarcza w zupełności. Osobne rozwiązanie do archiwizacji zaczyna mieć sens, gdy dokumentów jest tyle, że wyszukiwanie zajmuje realny czas, gdy sięga po nie kilka osób albo gdy trzeba wykazać, że dokument nie był zmieniany po wystawieniu.
