Większość pytań do danych pada raz. Budowanie dla nich stałych raportów zapełnia narzędzie zestawieniami bez odbiorców.
Raport z parametrami
Zakres dat, klient, grupa towarowa, magazyn. Jedno zestawienie obsługuje wtedy dziesiątki wariantów pytania.
Dobór parametrów wynika z pytań, które padają najczęściej. Warto je najpierw zebrać przez kilka tygodni, zamiast zgadywać. Zwykle okazuje się, że różne prośby o „inny raport" to ta sama tabela z innym filtrem, a jedno zestawienie z parametrami zastępuje kilka osobnych.
Samodzielność użytkowników
Możliwość zmiany zakresu bez proszenia działu technicznego. To główna korzyść i główny powód, by raporty w ogóle udostępniać.
Samodzielność ma warunek: nazwy pól i opcji muszą być zrozumiałe dla osoby, która nie zna struktury bazy. Filtr podpisany nazwą kolumny z systemu źródłowego nie zostanie użyty. Przy każdym parametrze przydaje się krótkie wyjaśnienie, co dokładnie zawęża.
Domyślne ustawienia
Bieżący miesiąc, wszystkie magazyny, sortowanie po wartości. Użytkownik zmienia je, gdy potrzebuje czegoś innego — czyli rzadko.
Domyślne ustawienia są w praktyce najczęściej używanym wariantem raportu, więc warto poświęcić im uwagę. Jeśli po każdym otwarciu trzeba wykonać te same trzy kliknięcia, znaczy to, że ustawienia startowe są ustawione źle.
Ograniczenie zakresu
Zapytanie o pięć lat danych bez filtru potrafi zatrzymać system. Domyślne ograniczenie chroni przed przypadkiem.
Poza ograniczeniem zakresu pomaga wykonywanie ciężkich zestawień na osobnej kopii danych i przerywanie zapytań, które trwają zbyt długo. Mechanizmy te opisuje tekst o wydajności raportów.
Zakres danych zależny od użytkownika
Raport na żądanie z parametrami daje użytkownikowi więcej swobody niż zestawienie wysyłane mailem, więc ograniczenia muszą działać po stronie danych, nie po stronie formularza. Handlowiec zmieniający filtr klienta nie może zobaczyć cudzego portfela. Reguły opisuje tekst o dostępie do raportów i poufności.
Eksport
Do arkusza, bo część analiz i tak powstanie tam. Blokowanie eksportu prowadzi do ręcznego przepisywania liczb.
W eksporcie warto zachować informację o zastosowanych filtrach i dacie wykonania. Plik krążący bez tych danych po tygodniu staje się nierozstrzygalny — nikt nie wie, jakiego okresu dotyczy ani czy uwzględniał zwroty.
Zapytania jednorazowe
Pytanie zadane raz nie wymaga raportu. Bezpośrednie zapytanie do danych jest szybsze i nie zostawia śladu do utrzymania.
Tu przydaje się możliwość zadawania pytań do danych w języku naturalnym, pod warunkiem że wynik pokazywany jest razem z zapytaniem, które go dało. Granica jest praktyczna: jeśli to samo pytanie wraca po raz trzeci, czas zbudować raport z parametrami. Jeśli nie wraca — dobrze, że nie powstał.
Kiedy to nie jest potrzebne
Raport na żądanie ma sens tam, gdzie pytania są zmienne, a odbiorców jest wielu. Jeśli wszyscy pytają o to samo w tym samym rytmie, prostsze i tańsze jest jedno zestawienie wysyłane cyklicznie — nikt nie musi go szukać ani ustawiać filtrów. Budowa formularza z parametrami dla dwóch osób pytających raz w miesiącu to koszt utrzymania bez korzyści.
