Ten sam zestaw liczb w rękach kierownika magazynu i członka zarządu służy dwóm zupełnie różnym celom.
Poziom operacyjny
Szczegół, dziś i jutro, konkretne pozycje do obsłużenia. Brakujące towary, przeterminowane płatności, zaległe zgłoszenia.
Raport operacyjny jest w praktyce listą zadań. Ocenia się go po tym, ile pozycji z niego zniknęło do końca dnia, a nie po tym, jak wygląda. Musi być aktualny w tempie pracy — zestawienie braków sprzed doby zmusza do sprawdzania każdej pozycji ręcznie i przestaje być używane.
Poziom zarządczy
Agregaty, trendy, porównania okresów. Rentowność, struktura sprzedaży, przepływy. Decyzje o kierunku, nie o pojedynczych pozycjach.
Tutaj liczy się porównywalność w czasie, a nie świeżość. Raport zarządczy oparty na definicji zmienionej w trakcie roku jest bezużyteczny, choćby był aktualny co do godziny. Dlatego przy tym poziomie najpierw uzgadnia się definicje, a dopiero potem buduje zestawienia.
Poziom pośredni
Kierownik działu potrzebuje obu: sumy dla swojego obszaru i możliwości zejścia do szczegółu.
To najtrudniejszy do zaprojektowania poziom, bo wymaga jednego widoku z dwoma trybami pracy. Rozwiązaniem jest podsumowanie na wierzchu i wejście w listę dokumentów po kliknięciu, zgodnie z tym, co opisuje tekst o rozbiciu liczby na szczegóły.
Jeden raport dla wszystkich
Zwykle za szczegółowy dla góry i za ogólny dla dołu. Podział na poziomy z możliwością przejścia między nimi działa lepiej.
Warunek jest jeden: wszystkie poziomy muszą liczyć wskaźnik tak samo i z tego samego źródła. Trzy raporty pokazujące trzy różne sumy dla tego samego okresu kończą rozmowę o danych, zanim ktokolwiek podejmie decyzję.
Różny zakres danych
Poziom szczegółu to nie jedyna różnica. Raport zarządczy zawiera zwykle marże i warunki handlowe, których nie powinien widzieć każdy odbiorca wersji operacyjnej. Podział na poziomy trzeba więc od razu połączyć z uprawnieniami, co opisuje tekst o dostępie do raportów i poufności.
Język
Raport zarządczy powinien podawać wniosek, nie tylko liczby. Raport operacyjny — konkretne pozycje do działania.
Wniosek nie musi powstawać ręcznie. Krótki opis wskazujący, które pozycje najbardziej odbiegają od odniesienia, da się przygotować automatycznie — mówi o tym tekst o automatycznych komentarzach do liczb. Granica jest przy interpretacji: opis zmiany tak, ocena przyczyny nie.
Objętość
Materiał dla zarządu mieszczący się na jednej stronie zostanie przeczytany. Trzydziestostronicowy — nie.
Reszta materiału nie musi znikać. Wystarczy, że będzie dostępna pod odnośnikiem dla osoby, która zechce sprawdzić szczegół. Dołączanie wszystkiego do głównego dokumentu na wszelki wypadek daje efekt odwrotny do zamierzonego.
Kiedy pulpit jest zbędny
Na poziomie zarządczym liczby zmieniają się wolno, a decyzje zapadają w ustalonym rytmie. Ekran z kafelkami, do którego trzeba się logować, przegrywa wtedy z jedną stroną podsumowania wysyłaną w umówionym terminie. Pulpit zaczyna się bronić na poziomie operacyjnym, gdzie stan zmienia się w ciągu dnia, a reakcja ma nastąpić od razu.
