Tabela wymaga czytania. Dwa zdania mówiące, co się zmieniło i skąd to wynika, są przeczytane zawsze.
Co da się opisać automatycznie
- które pozycje odbiegają najbardziej od odniesienia,
- co złożyło się na zmianę w sumie,
- które wartości przekroczyły próg,
- co zmieniło się względem poprzedniego okresu,
- czego brakuje w danych.
Wspólną cechą tych punktów jest to, że da się je wyprowadzić wprost z liczb w zestawieniu. Nie wymagają wiedzy o firmie ani oceny. To granica, którą warto trzymać przy budowie komentarza: opisujemy to, co widać w danych, i nic więcej.
Jak to działa
Komentarz nie powstaje z samego wykresu. Najpierw wyliczane są odchylenia i udziały poszczególnych pozycji w zmianie, a dopiero gotowy zestaw faktów trafia do modelu, który zamienia go na zdania. Dzięki temu liczby w opisie pochodzą z tego samego wyliczenia co tabela, a model odpowiada wyłącznie za formę. Odwrotna kolejność — model liczący samodzielnie — daje opisy brzmiące dobrze i niezgodne z zestawieniem.
Opis, nie interpretacja
„Spadek wynika w większości z jednego klienta" to opis. „Spadek wynika z gorszej pracy handlowców" to interpretacja, której model nie ma na czym oprzeć.
Różnica ma skutki praktyczne. Opis da się sprawdzić, wchodząc w dane. Interpretacja bywa przyjmowana bez sprawdzania, bo wygląda na wniosek, i potrafi skierować rozmowę na niewłaściwy tor.
Krótko
Trzy zdania. Komentarz na pół strony jest pomijany tak samo jak tabela.
Ograniczenie długości wymusza wybór najważniejszej zmiany. Jeśli komentarz stale się rozrasta, zwykle znaczy to, że raport obejmuje za dużo zagadnień naraz i warto go podzielić.
Liczby w komentarzu
Muszą pochodzić z tego samego wyliczenia co tabela. Rozbieżność między opisem a zestawieniem podważa całość.
To ten sam wymóg, który stoi za budową jednego źródła prawdy. Komentarz liczący cokolwiek osobno staje się kolejnym miejscem, w którym definicja wskaźnika może się rozejść z resztą firmy.
Wiedza o firmie
Model nie wie o inwentaryzacji ani o awarii u dostawcy. Miejsce na komentarz człowieka powinno pozostać.
Dobrym układem jest opis automatyczny na górze i pole na uwagę osoby odpowiedzialnej pod spodem. Zdanie o jednorazowym zdarzeniu oszczędza potem kilka rozmów i zapobiega wyciąganiu wniosków o trendzie z sytuacji, która się nie powtórzy.
Kiedy to zbędne
Przy raporcie operacyjnym komentarz nie jest potrzebny — lista pozycji do obsłużenia mówi sama za siebie. Nie ma go też po co dokładać do zestawienia, które i tak omawia się na spotkaniu. Największą wartość daje przy wysyłce cyklicznej do osób, które nie otwierają załączników; szerzej mówi o tym tekst o raportach cyklicznych.
Największa korzyść
Raporty czytane przez ludzi, którzy wcześniej ich nie otwierali. To zwykle najbardziej mierzalny skutek.
