Firma rentowna potrafi mieć problem z płynnością. Prognoza przepływów jest jedynym sposobem, żeby zobaczyć to z wyprzedzeniem.
Rentowność mówi o wyniku okresu, płynność o konkretnych dniach. Sprzedaż z odroczonym terminem płatności zwiększa zysk od razu, a pieniądze przynosi później — i to w tej luce powstają kłopoty.
Podstawa
Nierozliczone należności z terminami, zobowiązania do zapłaty, koszty stałe i przewidywana sprzedaż. Cztery składniki wystarczają na początek.
Trzy pierwsze firma ma w systemie księgowym albo handlowym. Czwarty pochodzi z prognozy sprzedaży i jest zwykle najbardziej niepewny — ale też najmniej istotny w krótkim horyzoncie, bo w najbliższych tygodniach wpływy pochodzą głównie z faktur już wystawionych.
Termin a rzeczywistość
Klienci płacą zwykle później niż wynika z terminu. Prognoza oparta na terminach umownych jest systematycznie zbyt optymistyczna.
Systematycznie — czyli błąd nie znosi się przy uśrednianiu i nie poprawia się sam z czasem. To najczęstsza przyczyna tego, że prognoza przepływów pokazuje spokój, a na koncie robi się ciasno.
Zachowanie płatnicze klienta
Historia opóźnień poszczególnych odbiorców jest lepszą podstawą niż termin na fakturze. Da się ją wyliczyć z danych, które firma już ma.
Wystarczy zestawienie dat wystawienia, terminów i dat zapłaty. Widać z niego nie tylko średnie opóźnienie, ale też to, którzy odbiorcy płacą regularnie, a którzy nieprzewidywalnie — a przy planowaniu gotówki nieprzewidywalność jest gorsza od stałego opóźnienia, bo jej nie da się wkalkulować.
Horyzont
Trzynaście tygodni to typowy zakres. Wystarczająco daleko, żeby zareagować, i wystarczająco blisko, żeby cokolwiek przewidzieć.
Jak zawsze, horyzont wynika z czasu reakcji. Jeśli jedyną realną reakcją jest przyspieszenie windykacji, liczy się kilka tygodni. Jeśli w grę wchodzi rozmowa z bankiem albo przesunięcie inwestycji, potrzeba więcej czasu i dłuższego zakresu.
Warianty
Ostrożny, prawdopodobny, optymistyczny. Pojedyncza liczba przy przepływach daje złudne poczucie pewności.
Warianty nie muszą być wyrafinowane. Wystarczy przyjąć różne założenia co do tego, kiedy zapłacą najwięksi odbiorcy, i zobaczyć, w którym momencie robi się problem. To pokazuje, na czym naprawdę wisi płynność firmy.
Wczesne ostrzeżenie
Sygnał o zbliżającej się luce daje czas na przyspieszenie windykacji albo przesunięcie płatności. Bez prognozy problem ujawnia się w dniu wymagalności.
Dlatego ta prognoza ma sens nawet w bardzo prostej postaci — arkusz odświeżany co tydzień bywa w zupełności wystarczający. Warto tylko ustalić, kto na nią patrzy i co konkretnie robi, gdy pojawia się ostrzeżenie. Prognoza przepływów bez przypisanej decyzji jest kolejnym plikiem w folderze.
Co psuje ten rachunek
Najczęściej nie metoda, tylko pominięte pozycje: podatki i składki, raty, płatności sezonowe wracające raz w roku, zaliczki na towar. Wypadają z zestawienia, bo nie przechodzą przez zwykły obieg faktur zakupowych. Warto je wypisać raz, z terminami, i traktować jak stały element prognozy.
