Prognoza przygotowana dla nikogo konkretnego nie zostanie użyta. Każdy odbiorca potrzebuje jej w innej postaci.
Dlatego pierwsze pytanie przy wdrożeniu nie brzmi „jak liczyć", tylko „kto podejmie decyzję na tej podstawie i czego mu do tego brakuje". Odpowiedź wyznacza poziom szczegółowości, horyzont i formę — czyli prawie wszystko.
Zaopatrzenie
Potrzebuje prognozy na poziomie pojedynczych pozycji, w horyzoncie czasu dostawy, przełożonej na propozycję zamówienia.
To najbardziej wymagający odbiorca, bo działa na najniższym poziomie szczegółowości, gdzie błąd jest największy. Za to jego decyzja jest najłatwiejsza do zmierzenia: udział propozycji przyjmowanych bez zmian mówi wprost, czy prognoza jest do czegoś przydatna.
Sprzedaż
Potrzebuje prognozy dla klientów i grup towarowych, żeby zaplanować działania i rozmowy handlowe.
Tu przydaje się też przepływ w drugą stronę. Handlowiec wie o rzeczach, których w danych nie ma: o planowanym przetargu, o kliencie, który zapowiedział większe zamówienie, o odbiorcy szykującym się do odejścia. Ta wiedza wchodzi do prognozy jako korekta, o ile ktoś ją zbiera.
Produkcja i logistyka
Potrzebują rozkładu obciążenia w czasie, nie sumy okresowej.
Suma miesięczna nie mówi nic o tym, czy praca rozłoży się równo, czy skupi w kilku dniach. Przy planowaniu obsady liczy się rozkład dobowy i tygodniowy, bo to on decyduje o grafiku.
Finanse
Potrzebują przełożenia na wartości i terminy płatności, nie na ilości.
Przełożenie ilości na pieniądze wymaga cen i marż, a przełożenie na terminy — zachowania płatniczego odbiorców. To osobna warstwa nad prognozą sprzedaży i warto ją traktować jako oddzielny krok, a nie jako przemnożenie przez średnią cenę.
Kierownictwo
Potrzebuje wielkości zagregowanych z przedziałem niepewności i porównaniem z planem.
Na tym poziomie szczegóły przeszkadzają. Użyteczne są trzy rzeczy: co wychodzi z danych, co zakładał plan i skąd bierze się różnica. Reszta jest materiałem do rozmowy, a nie do decyzji.
Jedna podstawa, różne ujęcia
Wszystkie te widoki powinny wynikać z tego samego wyliczenia. Osobne prognozy dla każdego działu rozjeżdżają się w miesiąc.
Rozjeżdżają się nie dlatego, że ktoś liczy źle, tylko dlatego, że każdy dział aktualizuje swoją w innym rytmie i uwzględnia inne korekty. Potem połowa spotkania schodzi na ustalanie, która liczba jest prawdziwa.
Forma decyduje o użyciu
Odbiorca, który musi otworzyć osobny plik i przeliczyć wartości na swoje jednostki, przestanie to robić po kilku tygodniach. Dlatego prognoza powinna trafiać do narzędzia, którego dana osoba i tak używa, w postaci gotowej do decyzji.
Kiedy odbiorcy nie ma
Jeśli po rozmowie okazuje się, że żadna decyzja się nie zmieni, bo zamówienia i tak składa się według stałej reguły i ta reguła działa — prognozy nie trzeba. To uczciwy wynik rozpoznania i tańszy niż wdrożenie, które kończy się plikiem, do którego nikt nie zagląda.
