Pytanie „z jakiego surowca powstała ta partia" musi mieć odpowiedź w minutach. W części branż jest to wymóg prawny.
Powiązanie w obie strony
Od wyrobu do surowca i od partii surowca do wszystkich wyrobów, w których go użyto. Drugie jest trudniejsze i ważniejsze. Pierwsze wystarcza do wyjaśnienia pojedynczej reklamacji. Drugie decyduje o tym, czy da się ograniczyć wycofanie do rzeczywiście zagrożonych wyrobów, zamiast obejmować nim całą produkcję z okresu.
Numer partii
Nadawany przy przyjęciu surowca i przy wytworzeniu wyrobu. Bez niego identyfikowalność jest niemożliwa. Zasada nadawania powinna być prosta i niezmienna, bo numer będzie się pojawiał na dokumentach, etykietach i w korespondencji z klientem przez lata.
Numer partii dostawcy i numer wewnętrzny to dwie różne rzeczy. Warto przechowywać oba: pierwszy służy rozmowie z dostawcą, drugi wewnętrznemu porządkowi. Sprowadzenie ich do jednego pola prędzej czy później prowadzi do pomyłki.
Rejestrowanie przy pobraniu
Z której partii pobrano materiał na zlecenie. To moment, w którym powstaje powiązanie. Zapis musi powstać wtedy, bo odtworzenie go później jest zgadywaniem. Praktycznie oznacza to, że pobranie na zlecenie produkcyjne obejmuje nie tylko indeks i ilość, ale też numer partii, a magazyn musi wiedzieć, którą partię wydaje.
Trudność pojawia się przy materiałach sypkich i przy zbiornikach, gdzie partie mieszają się fizycznie. Wtedy powiązanie obejmuje wszystkie partie, które mogły wejść w skład, i to trzeba założyć z góry, a nie odkrywać przy pierwszym problemie.
Terminy przydatności
Wydawanie według kolejności przydatności, nie kolejności miejsca na regale. Kontrola przy wydaniu. Reguła musi być wbudowana w moment wydania, bo apel do magazyniera działa tylko dopóki nikt się nie spieszy. To zadanie dla ewidencji na magazynie produkcyjnym, nie dla dobrych chęci.
Wycofanie
Lista odbiorców, do których trafiły wyroby z podejrzanej partii. Czas jej przygotowania decyduje o skali szkody. Ćwiczenie warto przeprowadzić na sucho, zanim będzie potrzebne naprawdę: wybrać dowolną partię surowca i sprawdzić, ile trwa dojście do listy klientów. Wynik takiej próby mówi o gotowości firmy więcej niż jakikolwiek opis procedury.
Powiązanie z jakością
Numer partii jest też kluczem, po którym da się zestawić wady z pochodzeniem surowca. Dane z kontroli jakości nabierają wtedy zupełnie innej wartości, bo wskazują nie tylko, że coś się psuje, ale przy którym materiale.
Wymogi branżowe
W żywności, farmacji i motoryzacji identyfikowalność jest obowiązkiem. Zakres bywa szerszy, niż zakłada producent, i obejmuje także opakowania oraz materiały pomocnicze. Poza branżami regulowanymi pełne śledzenie każdego składnika bywa kosztem bez zwrotu. Wtedy warto objąć nim tylko surowce krytyczne dla bezpieczeństwa albo dla jakości wyrobu.
