Produkcja według nieaktualnego rysunku daje wyroby niezgodne z zamówieniem. To jedna z najkosztowniejszych pomyłek.
Wersjonowanie
Każda zmiana z numerem wersji i datą obowiązywania. Zlecenie powiązane z wersją, nie z „bieżącą". Dzięki temu po miesiącach da się odtworzyć, według czego wyrób powstał, i odpowiedzieć klientowi bez domysłów.
Zapis zmiany powinien zawierać powód, nie tylko treść. Bez powodu następny technolog nie wie, czy poprzednik poprawiał błąd, czy realizował życzenie klienta, i cofa zmianę w dobrej wierze.
Jedno miejsce
Dokumentacja w jednym repozytorium. Kopie na dyskach i w segregatorach żyją własnym życiem. Warunkiem powodzenia nie jest wybór narzędzia, tylko decyzja, że jedno miejsce jest źródłem prawdy, a wszystko poza nim jest kopią roboczą bez mocy. Ta decyzja musi zapaść przed wdrożeniem czegokolwiek.
Uprawnienia warto rozdzielić: kto może wprowadzać wersje, a kto tylko odczytuje. Ten sam mechanizm porządkuje później zmiany w recepturach i strukturach wyrobu, które zmieniają się razem z dokumentacją.
Dostęp na hali
Przy stanowisku, w postaci czytelnej. Wydruk sprzed dłuższego czasu wiszący nad maszyną jest typowym źródłem błędów, bo nikt nie pamięta, kiedy powstał. Dostęp z ekranu rozwiązuje problem tylko wtedy, gdy sprzęt nadaje się do warunków hali i gdy operator dociera do właściwego rysunku od razu z numeru zlecenia.
Wycofywanie starych wersji
Równie ważne jak wprowadzanie nowych. Nieusunięty stary rysunek zostanie kiedyś użyty. Wycofanie obejmuje także papier: kopie przy stanowiskach, w kontroli jakości i u kooperantów. Sam wpis w systemie nie zdejmie wydruku ze ściany.
Wyszukiwanie
Po treści, nie po nazwie pliku. Odnalezienie rysunku sprzed lat powinno być kwestią wpisania tego, co się pamięta, a nie przeszukiwania katalogów. Wymaga to opisania dokumentów danymi, po których naprawdę się szuka: wyrób, klient, materiał, numer zlecenia. Pliki nazwane numerami z systemu CAD są jednoznaczne i zupełnie nieprzydatne w wyszukiwaniu.
Dla rysunków skanowanych potrzebne jest dodatkowo rozpoznanie tekstu, inaczej dokument pozostaje obrazkiem, którego nie widać w wynikach.
Zmiany od klienta
Rejestrowane z datą i wpływem na zlecenia w toku. To one najczęściej powodują poprawki i spory o koszty. Przy każdej zmianie trzeba rozstrzygnąć trzy rzeczy: co ze zleceniami już uruchomionymi, co z materiałem zamówionym pod starą wersję i kto pokrywa różnicę. Zmiany przyjmowane telefonicznie i niezapisane kończą się poprawkami i brakami, których nikomu nie da się przypisać.
Kiedy pełne wdrożenie jest przesadą
Przy kilkunastu wyrobach o stabilnej konstrukcji uporządkowany katalog plików z jasną regułą nazewnictwa wystarcza w zupełności. Rozbudowany obieg dokumentacji zarabia na siebie tam, gdzie zmian jest dużo, pracuje przy nich kilka osób, a klient wprowadza poprawki w trakcie realizacji.
