Przepływ zbudowany bez wcześniejszego opisania procesu odwzorowuje bałagan, tylko szybciej.
Najpierw opis
Kroki wypisane słowami, z wyjątkami. Dopiero potem budowa. Opis zajmuje chwilę, a oszczędza cykl poprawek, bo wymusza odpowiedź na pytania, które przy klikaniu w schemat łatwo pominąć: skąd bierze się zdarzenie, po czym poznajemy, że dane są kompletne, co ma się stać, gdy nie są.
Dobry opis mieści się na jednej stronie i jest zrozumiały dla osoby spoza działu. Jeśli nie da się go napisać, proces nie został jeszcze rozpoznany i nie ma czego automatyzować.
Jeden przepływ, jedno zadanie
Przepływ obsługujący trzy różne sprawy staje się nieczytelny. Lepiej trzy proste niż jeden rozbudowany. Osobne przepływy da się wyłączać niezależnie, testować osobno i przypisać różnym osobom. Wspólne fragmenty można wywoływać jako oddzielny przepływ pomocniczy, zamiast kopiować je w kilka miejsc.
Kopiowanie fragmentów mści się przy pierwszej poprawce. Zmiana trafia do jednej kopii, a pozostałe działają po staremu i nikt tego nie zauważa, dopóki wyniki się nie rozjadą.
Nazewnictwo
Kroki nazwane tym, co robią, nie domyślną nazwą narzędzia. Po dłuższym czasie to jedyne, co pozwala zrozumieć schemat bez otwierania każdego kroku po kolei. Ta sama zasada dotyczy samych przepływów: nazwa powinna mówić, jakiego procesu dotyczy i którego systemu, a nie „kopia robocza”.
Ograniczanie kroków
Każdy krok to koszt i potencjalna awaria. Warto sprawdzić, czy dwóch nie da się połączyć — czy zamiast pobierać rekord i zaraz go aktualizować, nie da się zrobić tego jednym wywołaniem. Filtr ustawiony na wejściu, zamiast warunku w środku, wycina zdarzenia nieistotne, zanim zaczną kosztować.
Wyjątki na końcu
Najpierw ścieżka typowa, potem obsługa przypadków nietypowych. Budowanie od wyjątków daje przepływ, którego nikt nie rozumie. Kolejność ma też sens praktyczny: ścieżkę typową da się uruchomić i sprawdzić od razu, a wyjątki dopisuje się do działającej całości. Sposób rozstrzygania opisuje osobno tekst o tym, jak stosować warunki i rozgałęzienia.
Opis w narzędziu
Krótka notatka przy przepływie: po co jest, kto go zamawiał, czego dotyczy, co zrobić, gdy się zatrzyma. Zajmuje moment przy budowie i ratuje w chwili, gdy przepływ się psuje, a osoby, która go stawiała, nie ma w pracy.
Zanim trafi na dane rzeczywiste
Zbudowany przepływ nie jest gotowy. Trzeba go przepuścić przez dane, które faktycznie występują w firmie — z pustymi polami, polskimi znakami i rekordami istniejącymi już wcześniej. Zakres prób opisuje tekst o testowaniu przepływów.
Kiedy nie budować
Gdy proces zmienia się co miesiąc, przepływ będzie przebudowywany częściej, niż działa. Gdy zdarzeń jest kilka w tygodniu, ręczna obsługa bywa tańsza niż utrzymanie automatu. To nie jest porażka, tylko trafna ocena skali.
