Zamówienie przysłane w wiadomości trzeba przepisać. Przy kilkudziesięciu dziennie to osobny etat.
Kanały przyjmowania
Poczta, telefon, portal, wymiana plikami, przedstawiciel w terenie. Każdy wymaga innego sposobu obsługi. Pierwszym krokiem jest policzenie, ile zamówień wpływa którym kanałem i ile czasu zajmuje obsługa każdego z nich. Zwykle okazuje się, że jeden kanał generuje większość pracy ręcznej — i to od niego warto zacząć.
Zamówienia po kodach
Klient hurtowy zna symbole. Wklejenie listy kodów z ilościami skraca zamówienie z kilkunastu minut do jednej. Rozwiązanie jest proste technicznie, a odbiorcy przyjmują je chętnie, bo listy i tak przygotowują sobie w arkuszu. Ważne, żeby pole przyjmowało również symbole odbiorcy i kody kreskowe, a pozycje nierozpoznane pokazywało osobno zamiast po cichu pomijać.
Powtórzenie zamówienia
Obsługuje większość zakupów cyklicznych. Najprostsza funkcja o największym przełożeniu. Odbiorca otwiera poprzednie zamówienie, poprawia ilości, zatwierdza. Warto pokazać przy tym, które pozycje zmieniły cenę i których chwilowo nie ma na stanie.
Rozpoznawanie symboli
Odbiorca używa własnych indeksów. Ich powiązanie z kartoteką jest warunkiem automatycznego przyjmowania zamówień. Powiązania buduje się stopniowo: przy pierwszym zamówieniu ktoś dopasowuje pozycje ręcznie, przy kolejnych system podpowiada. Po kilku cyklach praca ręczna zostaje tylko przy nowościach.
Odczyt z wiadomości i plików
Zamówienia przysyłane w plikach i w treści wiadomości da się odczytywać automatycznie. Wymaga kontroli przed zapisem. Mechanizm jest prosty: wiadomość trafia do skrzynki, z załącznika albo z treści wyciągane są pozycje i ilości, symbole odbiorcy tłumaczone są na kartotekę, a wynik czeka na zatwierdzenie jako gotowy dokument. Operator poprawia to, co niepewne, zamiast przepisywać całość. Pułapki są przewidywalne: skan zamiast pliku tekstowego, tabela z połączonymi komórkami, ilości podane w opakowaniach zbiorczych, dopisek „reszta jak zwykle”. Dlatego wynik zawsze idzie do akceptacji, nigdy prosto do systemu.
Co jest potrzebne po stronie firmy
Dostęp do skrzynki, na którą wpływają zamówienia, zestaw przykładowych wiadomości od różnych odbiorców oraz uporządkowana kartoteka i indeksy dostawców. Bez tego ostatniego odczyt działa, ale wynik trzeba dopasowywać ręcznie i oszczędność znika. Przydaje się też decyzja, kto zatwierdza dokumenty i co ma się dziać z zamówieniem, w którym pozycja jest nierozpoznana — czy czeka, czy idzie dalej bez niej.
Potwierdzenie
Z terminem i dostępnością, wysyłane automatycznie. Usuwa większość telefonów o stan realizacji. Jeśli części towaru brakuje, potwierdzenie powinno to pokazać od razu, razem z przewidywaną datą uzupełnienia.
Kiedy lepiej pójść inną drogą
Jeżeli odbiorcy są gotowi zamawiać sami, tańszy bywa portal B2B dla odbiorców, bo dane wpływają od razu w poprawnej postaci. Przy większych sieciach standardem jest wymiana danych z odbiorcami w uzgodnionym formacie. Odczyt wiadomości ma sens tam, gdzie odbiorca nie zmieni swojego przyzwyczajenia — a w hurcie to sytuacja częsta.
