Portal dla odbiorców przenosi wprowadzanie zamówień z biura do klienta. To największa pojedyncza oszczędność w hurcie.
Własne ceny po zalogowaniu
Warunek podstawowy. Bez tego odbiorca i tak zadzwoni po wycenę, a portal staje się katalogiem, z którego nikt nie korzysta. Ceny muszą być liczone tą samą regułą co w systemie sprzedaży, razem z rabatami indywidualnymi i progami ilościowymi. Rozjazd między ceną z portalu a ceną na fakturze kończy się reklamacją i utratą zaufania do całego narzędzia.
Szybkie zamawianie
Wklejenie listy symboli z ilościami, rozpoznawanie indeksów odbiorcy, powtórzenie poprzedniego zamówienia. Klient hurtowy nie przegląda kategorii jak w sklepie detalicznym — on wie, czego chce, i szuka najkrótszej drogi do złożenia zamówienia. Przydaje się też lista ulubionych pozycji i możliwość przygotowania koszyka przez jedną osobę, a zatwierdzenia przez inną.
Dostępność i termin
Widoczne przy pozycji. Zamówienie składane w ciemno kończy się telefonem o stan realizacji, czyli dokładnie tym, czego portal miał uniknąć. Jeśli firma nie chce pokazywać dokładnych stanów, wystarczy informacja opisowa i przewidywana data — ważne, żeby była prawdziwa.
Historia i dokumenty
Zamówienia, faktury, korekty do pobrania. Usuwa najczęstsze zapytanie do biura, bo prośba o duplikat faktury sprzed kilku miesięcy wraca regularnie i zawsze zajmuje czyjś czas.
Rozrachunki
Saldo i lista nierozliczonych dokumentów. Część odbiorców reguluje płatności właśnie po zajrzeniu tam. Portal warto powiązać z regułami opisanymi przy rozrachunkach i limitach kupieckich, żeby klient po przekroczeniu limitu widział komunikat od razu, a nie dowiadywał się o blokadzie po złożeniu zamówienia.
Wdrożenie odbiorców
Portal bez zachęty pozostaje pusty. Zwykle potrzebna jest rozmowa handlowca i pokazanie korzyści konkretnemu klientowi: że zobaczy swoją cenę o każdej porze, pobierze fakturę bez dzwonienia, powtórzy zamówienie w kilkanaście sekund. Pomaga uruchomienie portalu najpierw dla kilku odbiorców, poprawienie tego, co ich uwiera, i dopiero wtedy zapraszanie reszty.
Czego portal nie załatwi
Odbiorcy, którzy z zasady zamawiają telefonicznie albo przysyłają zamówienia w plikach, nie zmienią przyzwyczajenia dlatego, że powstał portal. Dla nich rozwiązaniem pozostaje odczyt zamówień od klientów firmowych z wiadomości, a dla większych sieci — wymiana danych z odbiorcami w uzgodnionym formacie. W praktyce te trzy kanały działają obok siebie i wszystkie muszą trafiać do jednego miejsca w systemie.
Kiedy to się nie opłaca
Przy niewielkiej liczbie odbiorców zamawiających rzadko utrzymanie portalu kosztuje więcej niż obsługa tych zamówień ręcznie. Próg opłacalności wyznacza liczba zamówień i czas, jaki biuro poświęca na ich wprowadzanie. Warto to policzyć przed decyzją, bo portal to nie tylko wdrożenie, ale i stała opieka: aktualne zdjęcia, opisy, poprawne stany i ktoś, kto odpowiada na zgłoszenia odbiorców.
Co jest potrzebne po stronie firmy
Uporządkowana kartoteka z opisami i zdjęciami, poprawne warunki cenowe przypisane do odbiorców oraz dane dostępowe do systemu, z którego portal pobiera stany i historię. Trzeba też ustalić, kto zakłada konta odbiorcom i kto rozstrzyga, jakie dokumenty klient widzi po zalogowaniu.
