Na początku dane produktowe mieszczą się w sklepie albo w systemie magazynowym. Przy kilku kanałach sprzedaży i kilku językach zaczyna brakować miejsca na wszystko.
Objawy, że dotychczasowe miejsce nie wystarcza
- te same dane wpisywane osobno w kilku systemach,
- brak miejsca na wersje językowe,
- brak historii zmian — nie wiadomo, kto co poprawił,
- arkusze kalkulacyjne krążące między osobami jako źródło prawdy,
- różne dane o tym samym produkcie w różnych kanałach.
Wszystkie te objawy dotyczą organizacji pracy, a nie liczby produktów. Katalog z kilkudziesięcioma tysiącami pozycji obsługiwany przez jedną osobę i jeden kanał zwykle nie potrzebuje niczego nowego.
Warto sprawdzić też stronę odwrotną: ile z tych objawów wynika z braku ustalonych zasad, a nie z braku narzędzia. Część firm zamyka temat jednym wspólnym miejscem na dane i decyzją, kto je prowadzi.
Co daje wydzielenie
Jedno miejsce, z którego dane rozchodzą się do sklepu, platform i porównywarek. Zmiana wprowadzona raz trafia wszędzie, a każdy kanał dostaje tę część danych, której potrzebuje.
Dochodzą do tego rzeczy trudne do uzyskania w samym sklepie: historia zmian, uprawnienia rozdzielone między osoby, obieg akceptacji przed publikacją i miejsce na dane, których sklep nie przechowuje. Ułatwia to również prowadzenie wersji językowych, bo tłumaczenia są wtedy powiązane z wersją tekstu źródłowego.
Czego nie rozwiąże
Osobny system nie uzupełni brakujących danych ani nie poprawi błędnych. Przeniesienie bałaganu w nowe miejsce daje ten sam bałagan w lepszej oprawie.
Nie zastąpi też pomiaru. Bez wskaźników opisanych w artykule o kontroli jakości danych produktowych nie da się stwierdzić, czy po przeniesieniu cokolwiek się poprawiło.
Koszt, o którym się nie mówi
Wydzielenie danych oznacza jeszcze jedno miejsce do utrzymania i jeszcze jedną integrację, która może się zerwać. Trzeba też ustalić kierunek przepływu: co powstaje w nowym systemie, a co nadal w sklepie albo w programie magazynowym. Bez tej decyzji dane zaczynają krążyć w dwie strony i nadpisywać się nawzajem.
Kiedy jeszcze nie warto
Przy jednym kanale sprzedaży, jednym języku i katalogu, który mieści się w głowie jednej osoby, koszt wdrożenia przewyższa korzyść.
Bywa też, że wystarczy mniej. Uporządkowany import, słowniki wartości i cykliczne sprawdzenia rozwiązują część problemów przypisywanych brakowi osobnego systemu, a wiele takich rozwiązań jest gotowych, więc prostsze wdrożenia zamykają się w kilka dni.
Co sprawdzić przed decyzją
Którymi kanałami sprzedajemy i czego każdy z nich wymaga, ile osób wprowadza dane, gdzie dziś powstaje pierwsza wersja karty produktu i co konkretnie musi zostać wpisane dwa razy. Ta lista wystarcza, żeby ocenić, czy problemem jest narzędzie, czy proces.
Kto jest właścicielem danych
Najważniejsze rozstrzygnięcie, ważniejsze od wyboru narzędzia. Jeśli nie wiadomo, kto odpowiada za poprawność, dane będą się psuć niezależnie od tego, gdzie leżą.
Właściciel nie musi wprowadzać danych osobiście. Odpowiada za to, żeby zasady były ustalone, a braki miały adresata — reszta może być rozdzielona między osoby prowadzące poszczególne kategorie.
