Katalog nie jest stanem, tylko procesem. Dostawcy zmieniają ceny, dostępność i specyfikacje, a produkty znikają z oferty bez zapowiedzi.
Co odświeżać i jak często
- dostępność — najczęściej, nawet kilka razy dziennie,
- ceny zakupu — codziennie lub co kilka dni,
- opisy i parametry — rzadko, bo zmieniają się sporadycznie,
- nowe produkty — cyklicznie, wraz z przeglądem oferty.
Odświeżanie wszystkiego z tą samą częstotliwością obciąża systemy bez potrzeby.
Częstotliwość zależy też od tego, co dostawca udostępnia. Pełny plik z całą ofertą nadaje się do przebiegu nocnego, osobny plik ze stanami — do częstego odpytywania w ciągu dnia. Jeśli dostępny jest wyłącznie plik pełny, warto porównywać go z poprzednim i zapisywać tylko różnice.
Trzeba też ustalić, co dzieje się przy braku pliku. Cisza po stronie dostawcy nie oznacza, że dane są aktualne, więc po kilku nieudanych próbach lepiej zgłosić problem, niż sprzedawać na podstawie starego stanu.
Produkty wycofane
Znikają z pliku dostawcy bez żadnej informacji. Import musi rozpoznać nieobecność i ustawić dostępność na zero, zamiast zostawiać ostatni znany stan.
Ostrożność jest tu na miejscu. Nieobecność w pliku bywa skutkiem błędu po drugiej stronie, dlatego masowe znikanie pozycji powinno wstrzymać przetwarzanie — mechanizm opisuje import masowy z plików CSV i XML.
Nie kasować od razu
Produkt usunięty z katalogu zabiera ze sobą historię sprzedaży i działający adres. Bezpieczniej oznaczyć jako niedostępny, zachować kartę i zdecydować o usunięciu po czasie.
Karta pozycji chwilowo niedostępnej ma też wartość handlową. Pokazuje, że towar bywa w ofercie, i pozwala zebrać zainteresowanie zamiast odsyłać klienta na stronę błędu.
Zmiana ceny zakupu
Powinna uruchamiać przeliczenie ceny sprzedaży według reguły marży i zgłaszać przypadki, w których cena sprzedaży zeszłaby poniżej progu. Bez tego podwyżka u dostawcy oznacza sprzedaż ze stratą. Reguły przeliczania między kanałami opisują ceny i cenniki w wielu kanałach sprzedaży.
Przydaje się także próg zgłaszania. Drobne wahania nie wymagają uwagi, ale zmiana wykraczająca poza zwykły zakres powinna trafić do osoby odpowiedzialnej, zanim przeliczy się cały cennik.
Zmiana specyfikacji
Najtrudniejsza do wychwycenia, bo produkt zachowuje nazwę i symbol. Porównanie parametrów między importami pozwala zauważyć, że pod tym samym indeksem kryje się już inny towar.
Warto zapisywać, co dokładnie się zmieniło i kiedy. Historia pozwala odróżnić poprawienie literówki po stronie dostawcy od rzeczywistej zmiany serii i uzasadnia decyzję o założeniu nowego indeksu zamiast nadpisania starego.
Wielu dostawców tego samego towaru
Trzeba z góry ustalić, czyje dane wygrywają. Bez tej decyzji każdy import przestawia opis i parametry na wersję tego dostawcy, którego plik przyszedł ostatni, a karta produktu zmienia się bez powodu.
Kiedy przestać automatyzować
Jeśli dostawca przysyła plik raz na kwartał, a asortyment jest stabilny, wystarczy ręczny import pod nadzorem. Automatyzacja odświeżania broni się przy dostawcach zmiennych, przy sprzedaży z magazynu dostawcy oraz wszędzie tam, gdzie nieaktualna dostępność kończy się anulowaniem zamówienia.
