Import kilkudziesięciu tysięcy pozycji jednym ruchem potrafi w kilka sekund zepsuć cały katalog. Zabezpieczenia są tu ważniejsze niż szybkość.
Kolejność, która się broni
- sprawdzenie struktury pliku wobec oczekiwanego mapowania,
- przetworzenie na sucho z raportem zmian,
- przegląd raportu przez człowieka,
- import właściwy w transakcji,
- kontrola po zapisie.
Krok pierwszy jest tani, a odsiewa większość problemów. Polega na porównaniu nagłówków, liczby kolumn i kodowania z definicją przygotowaną dla danego dostawcy, którą opisuje normalizacja danych z hurtowni.
Raport przed zapisem
Ile pozycji nowych, ile zmienionych, ile znikających, jaka jest największa zmiana ceny. Te cztery liczby wystarczą, żeby rozpoznać uszkodzony plik przed dotknięciem katalogu.
Raport przydaje się także wtedy, gdy plik jest poprawny. Pokazuje, co dostawca zmienił, a to bywa informacją handlową: wycofane pozycje, nowa seria, podwyżka obejmująca całą grupę towarów.
Raport jest wart tyle, ile jego przejrzenie. Jeśli nikt na niego nie patrzy, lepiej zamienić go na kontrole zaporowe, które zatrzymają import samodzielnie.
Kontrole zaporowe
Import powinien odmówić wykonania, gdy plik zawiera znacznie mniej pozycji niż poprzednio, gdy ceny masowo spadają do zera albo gdy dostępność zmienia się dla całego asortymentu. To najczęstsze objawy pliku uciętego w połowie.
Próg zadziałania trzeba ustawić świadomie. Zbyt ostry blokuje każdą normalną aktualizację i po tygodniu wszyscy wyłączają kontrolę. Zbyt luźny przepuszcza dokładnie ten plik, dla którego ją zakładano.
Możliwość wycofania
Kopia stanu sprzed importu pozwala wrócić jednym ruchem. Bez niej naprawa polega na ręcznym odtwarzaniu z pamięci, co przy tysiącach pozycji jest niewykonalne.
Kopia powinna obejmować pola, które import zmienia, i być zachowana do czasu, aż ktoś potwierdzi, że katalog wygląda poprawnie. Wycofanie po tygodniu cofa również zmiany wprowadzone w międzyczasie ręcznie, więc im szybciej sprawdzimy wynik, tym prostsza jest naprawa.
Czego nie nadpisywać
Własne opisy, własne zdjęcia i ustalone kategorie nie powinny być kasowane przez plik dostawcy. Import ma uzupełniać dane, nie kasować pracę włożoną w katalog.
Najprościej zapisać to jako listę pól z podziałem na trzy grupy: zawsze aktualizowane, uzupełniane tylko gdy puste i nietykalne. Lista powstaje raz i jest częścią definicji importu, a nie decyzją podejmowaną przy każdym pliku.
Co po imporcie
Sam zapis nie kończy pracy. Warto uruchomić sprawdzenie katalogu i przejrzeć pozycje, które po aktualizacji wyglądają podejrzanie — służy do tego wykrywanie błędów w kartotece towarowej. Przydaje się też zapis historii: który plik, kiedy i co zmienił.
Historia przydaje się przy szukaniu przyczyny i w rozmowie z dostawcą. Pytanie o to, od kiedy cena jest zła, ma odpowiedź tylko wtedy, gdy zapisujemy, co który plik zmienił w katalogu.
Kiedy nie warto budować obudowy
Przy imporcie wykonywanym raz na kwartał, na kilkuset pozycjach i pod nadzorem jednej osoby, ręczne sprawdzenie bywa wystarczające. Zabezpieczenia stają się konieczne wtedy, gdy import chodzi automatycznie i nikt nie ogląda wyniku każdego przebiegu.
