Cena ustalona przy podpisaniu umowy rzadko odpowiada rzeczywistej pracochłonności po dwóch latach współpracy.
Podstawa wyceny
Liczba dokumentów, forma prawna, liczba zatrudnionych, zakres usług, sposób dostarczania dokumentów. Cena ryczałtowa ustalona bez tych parametrów rozjeżdża się z pracą, bo nie ma z czym rosnąć. Parametry trzeba przy tym mierzyć, a nie odtwarzać z pamięci. Bez pomiaru rozmowa o cenie opiera się na wrażeniu, że dany klient daje dużo roboty, a wrażenie jest słabym argumentem w negocjacji.
Wzrost klienta
Klient rosnący dostarcza coraz więcej dokumentów przy niezmienionej cenie. To najczęstsza przyczyna spadku rentowności i zwykle nie wynika ze złej woli. Nikt tego nie zauważa, dopóki nie zacznie liczyć, bo zmiana jest stopniowa i rozłożona na wiele okresów. Żaden pojedynczy miesiąc nie wygląda alarmująco, a suma już tak.
Progi zamiast negocjacji
Cena zależna od przedziału liczby dokumentów jest przejrzysta dla klienta i samoregulująca się przy wzroście. Przy progach zmiana ceny nie jest decyzją biura, tylko konsekwencją zapisanych wcześniej warunków, więc rozmowa jest krótsza i mniej osobista. Warunek: liczba dokumentów musi być liczona w sposób, który klient rozumie i może sam sprawdzić. Jeśli biuro liczy inaczej niż klient, próg staje się źródłem sporu zamiast mechanizmem, który sam się reguluje.
Progi warto ustalać na podstawie własnych danych, a nie cenników z rynku. Rozkład liczby dokumentów u obsługiwanych klientów pokazuje, gdzie naturalnie przebiegają granice. Próg postawiony dokładnie tam, gdzie skupia się większość obsługiwanych firm, oznacza serię niewygodnych rozmów już przy pierwszym przeglądzie.
Usługi dodatkowe
Zaświadczenia, wyjaśnienia, kontakty z urzędami, dodatkowe zestawienia, pomoc przy kontroli. Wykonywane bez wyceny stają się kosztem ukrytym, tym dotkliwszym, że przypadają zwykle na najbardziej obciążone osoby. Nie chodzi o to, żeby liczyć za wszystko. Chodzi o to, żeby wiedzieć, ile tego jest, a to wymaga rejestrowania, nie cennika.
Jakość dokumentów w cenniku
Klient dostarczający uporządkowane dokumenty jednym kanałem kosztuje biuro mniej niż klient przysyłający zdjęcia w kilku partiach. Warto to odzwierciedlić w cenniku, bo działa lepiej niż prośby. Zachęta finansowa zmienia zachowanie, apel zwykle nie. To praktyczne przełożenie tego, co opisuje tekst o obiegu dokumentów od klientów.
Przegląd cennika
Wykonywany raz w roku, z rzeczywistą pracochłonnością zestawioną obok ceny dla każdego klienta. Rozmowa oparta na liczbach przebiega inaczej niż oparta na wrażeniach, także dlatego, że klient widzi ten sam materiał co biuro. Skąd wziąć te liczby, opisuje tekst o rentowności klienta biura.
Czego z tego nie da się zautomatyzować
Zebranie danych — liczby dokumentów, czasu pracy, liczby kontaktów, wykonanych usług dodatkowych — da się ustawić raz i pobierać cyklicznie. Sama decyzja cenowa zostaje przy właścicielu biura, bo zależy od rzeczy, których w danych nie ma: czy klient jest wart utrzymania, jak wygląda rynek lokalny, w którą stronę biuro chce iść. Automat ma dostarczyć podstawę do tej rozmowy, nie wyliczyć jej wynik.
